Nič več sestankov v živo, sedaj vse poteka prek videoklicev. Zato se marsikdo pogosto sprašuje, ali na teh sestankih ravna prav in kakšen je bonton.

V času epidemije smo imeli prek videokonferenc številne sestanke in predavanja. Tisto, kar smo sami zaznali in je bilo izredno moteče, so izključene kamere – ves čas sestanka ali predavanja. Če je šlo za predavanje, je bil v nenavadni situaciji predavatelj, ki v določenih trenutkih sploh ni vedel, ali ga kdo od slušateljev dejansko posluša. Kamere so izključene, mikrofoni tudi in vse je tiho ... Halo, ste tam? Tišina. Morda kakšno sporočilo slušatelja, ki pritrdi prisotnost in spremljanje predavanja. Ima kdo kakšno vprašanje? Je vse jasno? Spet tišina in spet se v sporočilih pojavi kakšen privzdignjen palec ali le kratek ne. 

Sicer se strinjamo, da je med predavanji kulturno izključiti mikrofon, saj s tem izločite moteče zvoke iz ozadja in predavatelj se bolje sliši. Kljub temu pa se nam zdi, da je v tem primeru komunikacija s sporočili malce nenavadna.  

Pri službenih sestankih je tovrstna situacija še bolj nerodna. Po navadi so ti sestanki kratki in vključen video je znak profesionalnosti in spoštovanja sogovornika. Če ste doma in se vam zdi, da je vključena kamera za službene namene vdor v vaš zasebni prostor, potem si namestite kakšno lepo ozadje. Tako bo vaš dom še vedno le vaš in vanj ne boste spustili nepovabljenih gostov.

Spodaj navajamo še nekaj pravil, za katera ocenjujemo, da jih je dobro upoštevati. Seveda je vse odvisno tudi od tega, s kom imate sestanek. Če gre za sodelavce in za kolektiv, v katerem ste vsi sproščeni, si za sestanek ni treba nadeti kravate. Če pa imate sestanek s poslovnim partnerjem, se na sestanku ne pojavite v športni jopici. 

1. Ne zamujajte

Tako kot pri sestankih v živo je tudi pri video sestankih nespoštljivo in neprofesionalno zamujati. Edini možen izgovor je lahko ta, da ste imeli tehnične težave. V tem primeru sodelujočim na sestanku nemudoma pošljite elektronsko pošto, v kateri boste navedli težavo in jih prosili za razumevanje. Da bi se v prihodnje izognili tovrstnim neprijetnim situacijam, še pred sestankom preverite vse nastavitve.

2. Ne govorite le o poslu

Nekateri imajo občutek, da morajo na sestankih na daljavo na hitrico zdrdrati službene zadeve in se odjaviti. Ne. Ko vstopite na sestanek, pozdravite in sodelavce vprašajte, kako so. Tako, kot bi to storili v živo. 

3. Prilagodite ozadje ...

... a nikar ne pretiravajte. Res ni lepo videti ozadja, ki kar kriči po neprofesionalnosti. Zoom na primer res omogoča, da si sami prilagodite ozadje, a bodite skromni. Če pa gre za sproščen kolektiv, ki se rad tudi heca, ali pa gre za druženje sodelavcev ob virtualni kavi, potem si lahko privoščite drznejša ozadja. 

4. Poskrbite za tehnične stvari

Testirajte svoje naprave, da boste 100-odstotno prepričani, da je vse v redu in da bo sestanek potekal brez težav. Če ne veste, kako se to naredi, za pomoč prosite tehnično podporo v službi ali pa člana svojega gospodinjstva. Velikokrat vaši najstniki vedo več od vas – tudi njih vprašajte, če vam lahko pomagajo in vas naučijo uporabe novih tehnologij. 

5. Halo, je kdo tam?!

O tem smo govorili že na začetku članka. Vseeno poudarjamo še enkrat: si predstavljate, da govorite, vsi vaši sogovorniki ali slušatelji pa imajo izključeno kamero in zvok. Nato vprašate, ali ima kdo kakšno vprašanje, in ni odziva. Vse tiho ... Vi pa ste se potrudili in pripravili predstavitev, ki je očitno nihče ni poslušal. Zatemnjen ekran je zelo nekulturna stvar. Lahko ga zatemnite, če gre za dolgo predavanje, vi pa morate nujno na stranišče ali želite preveriti, zakaj vas iz sosednje sobe kliče otrok. Takoj, ko pridete nazaj, pa kamero znova prižgite. 

6. Primerno se oblecite

Ni treba, da ste v poslovni obleki in kravati, ne bodite pa niti v pižami. Oblecite se sestanku primerno. 

7. Pijača in hrana

Kozarec vode je seveda dovoljen. Tudi skodelica kave, če ta nima neprimernih napisov in slik. Če imate službeno skodelico, na kateri je viden logo vašega podjetja, jo kar uporabite. 

Hrana pa vsekakor odpade. 

To je nekaj ugotovitev, do katerih smo prišli v teh mesecih epidemije. Morda se bo komu zdelo, da gre za pretiravanje, a vedno izhajajte iz tega, kako bi se obnašali, če bi sestanek ali predavanje potekalo v živo. Bi jedli sendvič? Se s poslovnim partnerjem sestali, oblečeni v trenirko? Bi bili tiho in gledali v strop, če bi vas na sestanku kdo vprašal, ali imate kakšno vprašanje? Najverjetneje ne. Na video sestankih se torej obnašajte tako, kot bi se v živo. Profesionalno in spoštljivo.

Ste tudi vi v teh mesecih prišli do kakšnih spoznanj o sestankih na daljavo? Zapišite jih v komentarje!