Pred časom sem v nekaj zaporednih dneh delala z dvema zelo različnima podjetjema. V obeh smo se ukvarjali s spremembami, ki jih podjetji potrebujeta za svoj napredek in razvoj poslovanja. Reakcije ljudi so bile precej različne, pokazale pa so mi celostno sliko, kako se ljudje soočamo s spremembami in kje imamo največ težav. Prav tako se je hitro pokazalo, kako pomemben je vodja pri uvajanju sprememb.

Ljudje se na spremembe v delovnem okolju različno odzivamo

Ljudje smo si različni in različno reagiramo na spremembe. Eni jih zgrabijo navdušeno in se nanje hitro prilagodijo. Eni jih sprejemajo, vendar imajo več težav s prilagajanjem. Običajno potrebujejo neko obdobje, znotraj katerega razmislijo in nastavijo nove pogoje delovanja, v katerih upoštevajo želeno novost. Največ pa je takih, ki jih spremembe plašijo in popolnoma vržejo iz tira.

Sprememba nikoli ni lahka

Sprememba je uvajanje novosti, prekinjanje ene navade in uvajanje nove. Nikoli ni lahka. Navada je železna srajca, pravimo. Železna srajca je po pričakovanjih težka, okorna, velika. Težko jo oblečemo IN slečemo. Zgodovinsko izhaja iz časih vitezov, ki so se v Evropi borili s pomočjo oklepov, del katerih je bila železna srajca. Ta jih je ščitila pred meči nasprotnikov in jim dajala občutek varnosti. Ko so v Evropo začeli vdirati vojščaki, ki so jahali brez oklepov in bili precej bolj okretni in uspešni pri bojevanju, so oklepi in železne srajce počasi odhajali iz mode. Razlog je bil preprost: ovirali so vojake pri bojevanju in niso več ščitili, temveč so jih spravljali v nevarnost. Železna srajca je tako postala znak okorelosti, nesposobnosti prilagajanja in ovire pri napredku. Podobno kot stalno isti način dela spravlja v nevarnost podjetja in če smo iskreni tudi posameznike. Življenje brez sprememb pomeni stagnacijo.

Zakaj sploh potrebujemo spremembe?

Spremembe potrebujemo, da bi rastli in se razvijali. Tako osebno kot podjetje. Poleg tega, da se prilagajamo na stanje na trgu, je za podjetje nujno tudi, da samo uvaja spremembe, da jih inicira – to pomeni, da ustvarja trende in da ostaja zanimivo za trg in za kupce. Stalno isti način dela vodi do stagnacije, kar na dolgi rok pomeni, da podjetje nazaduje. Sploh v današnjem času, ki je hiter, zahteva hitro in učinkovito iniciranje, iskanje in prilagajanje na novosti.

Zakaj nas spremembe tako plašijo in bi se jim najraje izognili?

Ljudje smo bitja navad. Radi imamo predvidljive situacije. Veliko več je tistih, ki imajo radi predvidljiv dan kot avanturističnega. Sprememba povzroča motnje v predvidljivosti in ljudi vrže iz varnega zavetja cone udobja.

Če se odločimo, da bomo v podjetju (ali doma) uvedli nekaj novega, lahko pričakujemo, da bodo ljudje najprej navdušeni nad pričakovanim – npr. uredili ste novo čajno kuhinjo, uredili prodajni prostor, doma ste se odločili, da boste kupili psa. Ko mine faza navdušenja, se zgodi grobo prebujanje – čajno kuhinjo je treba čistiti, skodelice od kave je treba pospraviti v stroj ali jih pomiti, prodajni prostor zahteva nov način dela, psa je treba peljati na sprehod nekajkrat dnevno ob vsakem vremenu. V tem trenutku se pojavi dvom, ali je bila sprememba sploh potrebna, nujna, če ni bilo morda vseeno bolje prej? Otroci se sprašujejo, zakaj že morajo kužka peljati ven zjutraj pred sedmo vsak dan?! Če v tej fazi vodja in doma starš dobro opravi nalogo ter pri novih zadolžitvah in spremembah vztraja, bo kmalu začel veti nov veter. Ljudje bodo počasi uvideli prednosti novosti in jo vključili v svoj sistem dela. Počasi bodo pridobivali zaupanje v novost. Ko se bodo zgodili prvi dosežki, je krog spremembe zaključen.

Občutek varnosti

Vsak vodja naj se zaveda, da ljudje potrebujejo občutek varnosti, da bodo lahko sproščeno delali. Ta občutek varnosti jim dajejo pravila, sistemi, način dela, na katerega delajo, predvsem pa vodja s svojo stabilnostjo, zagnanostjo, vero v novost in vanje.

Uvajanje sprememb je obdobje, ki je za vodjo izredno intenzivno in naporno. Več kot ima ljudi v svojem timu, bolj naporno je. Ljudje namreč ne gredo skozi iste faze v istem trenutku, tako mora vodenje prilagajati fazi, v kateri je posameznik. In ob tem tudi graditi svojo samozavest. Pri uvajanju sprememb gre lahko spotoma tudi kaj narobe. V tem trenutku dvomljivci zacvetijo. Prav takrat je nujno, da vodja znova predstavi širšo sliko, ZAKAJ je sprememba potrebna in KAJ dobrega bo prinesla vsem zaposlenim.

Zakaj je tako težko?

Kadar ljudi postavimo izven cone udobja, so reakcije lahko zelo različne: od navdušenja in hitrega prilagajanja, do resnega upora in nerganja, da spremembe niso potrebne. Ljudje, ki ne marajo sprememb, so resno zmedeni, nimajo novega sistema in so popolnoma izgubljeni. V takem primeru je treba jasno voditi ljudi na poti v novost. Vodja naj bo v tem primeru kot svetilnik, ki bo ljudem kazal, kam gredo. S svojo suverenostjo in prepričanostjo bo ljudem dajal občutek varnosti, ki jim bo manjkal, dokler se ne navadijo na novo stanje.

Kadar ljudje nasprotujejo, nergajo, so jezni ali zanikajo spremembo, naj vodja pokaže razumevanje za vse občutke, vendar naj na sočuten način ljudi preusmerja na prednosti, ki jih bo prinesla sprememba.

Ko se pojavi nostalgija za starimi časi, naj pokaže spoštovanje do starih časov, jih postavi v perspektivo ter poveže z novostjo in kaj bo ta prinesla boljšega za ljudi.

Ko se pojavi strah, je naloga vodje, da pomirja, da je prisoten, da informira, v kateri fazi je uvajanje, kaj se širše dogaja. Strah se običajno pojavlja takrat, kadar ljudje ne vedo, kaj se dogaja.

Kmalu pride do obdobja, ko vsak posameznik izbira, ali bo sprejel novost ali ne. Takrat naj vodja pri izbiri pomaga tako, da kaže na prednosti spremembe zanje. Ko se ljudje začenjajo prilagajati, jih spodbuja in ko so spremembo sprejeli za svojo, proslavlja z njimi.

Vodja je najbolj na udaru

Uvajanje sprememb je naporno za cel tim, vodja je tukaj najbolj na udaru. Dokler se sprememba ne uveljavi, je vodja tisti, ki daje občutek varnosti, saj nov sistem dela še ni vzpostavljen. Ključno je, da v spremembo sam verjame, če se pretvarja, bodo sodelavci to začutili. Če sam verjame v spremembo in če pozna in spoštuje raznolikost ljudi v svojem timu, jih bo lahko čez viharje vodil na pravi način. Predvsem naj se osredotoči na razlog, ZAKAJ je sprememba dobra in KAJ bo prinesla dobrega ZA LJUDI. Ko bo sprememba sprejeta, se bo s svojim timom lahko pogovarjal, kaj dobrega je prinesla za podjetje.

Vodja naj tim zavaruje pred zunanjimi vplivi

V času uvajanja sprememb je prav tako pomembno, da vodja zaščiti oz. zavaruje tim pred zunanjimi vplivi, ki bi spremembo lahko ovirali. V fazi uvajanja sprememb so ljudje fokusirani nase in so izredno občutljivi, saj so vrženi iz cone udobja. V tej fazi ni dobro, da bi drugi oddelki v podjetju kritizirali ali posegali v proces dela brez vednosti in strinjanja vodje. Obdobje uvajanja sprememb je izredno občutljivo in takrat je vodja samo eden. To je resnično obdobje, ko se poslavljamo od starega načina dela in sprejemamo novega. Vodja je tisti, ki svoje sodelavce prek teh faz vodi s čim manj stresa.

Edina stalnica v življenju so spremembe

Sposobnost sprejemanja sprememb je pomembna. Tisti, ki se zna hitro in učinkovito prilagajati, bo preživel. Tisti, ki zna predvideti spremembe, bo cvetel. Tisti, ki jih bo znal inicirati, bo zmagovalec.

Sprememba zahteva hitre odločitve, rušenje starega, gradnjo novega. Zahteva stabilnost tima, medsebojno zaupanje in določen red, ki bo v viharnih časih stabiliziral ekipo in dajal občutek varnosti ljudem v podjetju.

Od vseh članov tima zahteva prilagodljivost, sprejemanje drug drugega in odgovornosti za rezultat. V času sprememb je vsak odgovoren za svoj del, svetilnik, ki kaže, kam se gre, pa je vodja. V času sprememb se zaupanje tima potrjuje in gradi. V času sprememb se vodje gradijo ali pa padejo. In z njim podjetja.

Članek odraža stališče avtorja in ne odraža nujno tudi stališča uredništva.

Vabljeni k branju spodaj dodanih člankov: 

V članku "Ne, tega se ne da!" lahko preberete, zakaj je raznolikost v podjetju tako zelo pomembna. 

V članku "Če je vodja zasmehljiv ali nespoštljiv do drugačnih članov tima, bo tak slej ko prej tudi tim" pa o jamranju, kako si želimo boljših in prijetnejših sodelavcev, le malokdo pa dela na sebi in se zavestno trudi biti boljši sodelavec.