Letni razgovor je lahko izredno učinkovit način usmerjanja zaposlenih, prav tako orodje, s katerim vodstva motivirajo zaposlene k osebnemu napredku. Slednje nato posledično pripomore k doseganju boljših poslovnih rezultatov podjetja.

Kako poteka klasičen letni razgovor?

V brošurah, ki so jih v zadnjih letih objavili na Ministrstvu za javno upravo, je navedeno, da se morata tako delodajalec kot tudi zaposleni pripraviti na letni razgovor, ki naj poteka eno uro oz. največ dve uri. Prostor in čas razgovora morata biti pravočasno določena.

Na letnem razgovoru naj se delodajalec in zaposleni pogovorita o preteklem delu, opredelita želje in kompetence delavca, nato pa še zastavita cilje za prihodnost.

Dogovor za prihodnost mora biti jasno določen: da so delovne naloge in cilji so obema razumljivi, prav tako določita pričakovane rezultate. Zaposlenemu mora biti razumljivo, kako se bodo ti rezultati merili. Skupaj naj opredelita smeri razvoja zaposlenega (učenje, razvoj znanja in novih veščin, ki so potrebne za dobro opravljeno delo v prihodnosti ipd). Dogovorita se tudi, kako se bo zaposleni izobraževal (če je to potrebno) in katere druge ukrepe je treba sprejeti za povečanje delovne uspešnosti.

Vsi dogovori iz letnega razgovora morajo biti zapisani in potrjeni pri kadrovski službi.

Na Ministrstvu za javno upravo so še opozorili, da "ni dovolj, da sodelavcu enkrat povemo, kaj je njegovo delo, morda celo določimo cilje. Nujno je, da se dobro pogovorimo in povsem poenotimo pričakovanja glede dela in predvidenih rezultatov".

Kaj je cilj letnih razgovorov?

Konstruktivno izveden letni razgovor bo brez dvoma prispeval k boljši delovni uspešnosti posameznika, ki bo občutil, da je njegovo mnenje upoštevano, njegovi dosežki priznani in njegove razvojne ambicije slišane. Gre za investicijo podjetja, saj so zadovoljni in motivirani zaposleni ključnega pomena za uspeh in konkurenčnost podjetja na tržišču.

Je do tega cilja moč priti le z enim pogovorom v celem letu?

Na podlagi novih smernic se vse več podjetij v tujini odloča, da opusti klasične letne razgovore, ki potekajo le enkrat na leto. Podjetje Globoforce je namreč z raziskavo ugotovilo, da 71 odstotkov vprašanih delavcev želi čim prej dobiti odziv nadrejenega, v nasprotju s 17 odstotki vprašanih, ki so dejali, da bi radi odziv dobili na letni ravni.

Letni razgovori torej vse bolj težijo k temu, da postanejo redni pogovori oz. proces med vodjo in zaposlenim. Kot je pokazala omenjena raziskava, si večina zaposlenih to tudi res želi, podjetja pa beležijo dobre rezultate spremenjenega načina obravnave zaposlenih.

Razgovor naj bo vsako leto boljši. Kako?

Vodja naj ima z zaposlenim pogovor enkrat na leto, a naj upošteva tudi metodo trimesečnih dogovorov. To pomeni, da zaposleni pripravi seznam nalog za naslednje tri mesece, ob tem pa še določi roke, do katerih jih bo opravil. Na sestanku z vodjo naj se o načrtu pogovorita in na koncu dorečeta, kako ga bo delavec uresničil. Vodja naj poskrbi za nove izzive, saj bo tako obdržal primerno raven motivacije zaposlenega. Slednjemu naj ponudi tudi možnost strokovnega izobraževanja in usposabljanja.

Ko se oba strinjata z načrtom, se mora ta tudi uresničiti. Vodja naj v tem času zaupa zaposlenemu, da res opravlja in uresničuje svoje naloge, čez tri mesece pa naj skupaj preverita rezultate. Delavec se dobro počuti, saj mu vodja izkaže svoje zaupanje, nivo motivacije pa se ves čas ohranja na primerni ravni.

Na ta način bo imel vodja boljši pregled nad delom in razvojem zaposlenih, pa tudi glavni letni razgovor bo lahko bolj konkreten. Če pogovor poteka le enkrat na leto, se lahko namreč zgodi, da vodja nima celovitega uvida v delo svojega delavca.

Zakaj je pomembno, da komunikacija teče ves čas?

Zato, ker lahko zaposleni še pravočasno dobi uvid v to, da njegova delovna uspešnost upada ali gre v napačno smer. Tako jo lahko še pravočasno popravi in usmeri delo v korist podjetja.

Naj navedemo primer iz prakse: podjetje General Electric je lani uradno objavilo, da bo spremenilo koncept letnih razgovorov. Odločili so se, da 300.000 zaposlenim ponudijo drugačen in modernejši pristop k ocenjevanju delovne uspešnosti. Najprej so uvedli pilotni program, v katerem spodbujajo redne pogovore med nadrejenimi in zaposlenimi. Pri tem uporabljajo aplikacijo PD@GE, do katere imajo dostop vsi, ne glede na položaj v podjetju. Lahko se pogovorijo in izmenjajo ideje ter mnenja tudi v živo na sestanku. Na koncu poslovnega leta vse zapise analizirajo in oblikujejo v poročilo. 

Zaposleni dobijo pravočasen odziv nadrejenih in vedo, kaj se od njih pričakuje, vodje pa še pravočasno odkrijejo delavce, ki bi zaradi pomanjkanja novih izzivov lahko odšli drugam.

Sponzorirana vsebina