Ob zaključku vsakega leta potekajo letni razgovori, katerih cilj je prevetriti preteklo delo in zastaviti cilje za prihodnje leto. Vodja se pogovori z zaposlenimi, izmenjajo si želje in pričakovanja, cilje, vizije. Razgovori bodo večinoma potekali tudi letos, ko je za nami posebno leto, zaznamovano z globalno pandemijo covida-19, ki je pustila resne posledice na gospodarstvu. Mnogi so tudi v Sloveniji izgubili službo ali so na čakanju, številni so zamrznili zaposlovanje. Za delodajalce in kadrovike je v času epidemije in ukrepov za zajezitev novega koronavirusa poseben izziv tudi določanje ciljev, strategij, organizacije dela. Vsakodnevno in izjemno hitro se je treba prilagajati na nove, izjemno negotove razmere, ki se spreminjajo praktično čez noč. Vseeno se podjetja tudi v negotovih časih trudijo poslovati karseda optimalno in kot običajno, zato bodo tudi letni razgovori praviloma povsod potekali, a se bodo zaradi trenutnih razmer pogosteje odvijali po telefonu ali po spletu v obliki videopogovorov.

V novomeški tovarni zdravil Krka bodo kljub razmeram opravili letne razgovore, ki so jih z vsemi redno zaposlenimi prvič opravili že pred 27 leti. Jemljejo jih kot eno ključnih orodij vodenja, s katerim vodja spozna in razvija zaposlene v skladu s cilji podjetja. Vodja in zaposleni se pogovorita o ciljih, delu in poteh za njihovo doseganje, o prednostnih nalogah, medsebojnem sodelovanju in o načinu, kako doseči dogovore ali izboljšave v prihodnje. Izrazita želje in pričakovanja ter spregovorita o možnem razvoju na izobraževalnem in poklicnem področju. Ob koncu vodja zase in za nadrejenega pripravi povzetek oziroma predlog koristnih sprememb.

V Novartisu imajo letne pogovore že vrsto let in tudi tokrat jih bodo izvedli, le da bodo preko spleta in ne v živo. Na podlagi povratnih informacij in predlogov zaposlenih se razgovori spreminjajo in ravno z novim letom bodo vpeljali nov sistem vrednotenja in nagrajevanja. Namen letnih pogovorov je sicer pregled doseženih ciljev v tekočem letu in doseganja pričakovanj. Pogovori o nadaljnjih razvojnih aktivnostih, napredovanju, plači so ločeni in se odvijajo večkrat letno.

V Telekomu Slovenije vodje ob začetku leta z zaposlenimi opravijo razvojno-ocenjevalne razgovore, v katerih poleg ciljev z vsakim zaposlenim pregledajo tudi pridobljene kompetence, stopnjo motivacije in potencial ter zastavijo načrt izobraževanja za tekoče leto. O doseganju zastavljenih ciljev se sicer z zaposlenimi pogovorijo dvakrat letno in letos so ob polletju zaradi posebnosti, ki jih je prineslo letošnje leto, nekaj zaposlenim tudi spremenili oziroma prilagodili zastavljene cilje. Razgovore nameravajo v začetku leta 2021 opraviti v živo, če bo le mogoče, sicer pa jih bodo opravili na daljavo oziroma po videopovezavi.

V A1 opravljajo razgovore vsako četrtletje in ne samo enkrat letno. Glede na trenutno situacijo, ko večina zaposlenih opravlja delo od doma, bodo pogovore tudi ob koncu leta večinoma izvedli v digitalni obliki, s pomočjo orodja Microsoft Teams. Vzpostavili so tudi sistem, kamor zaposleni vnaprej vpiše svoje bodoče aktivnosti in razvojne cilje, ki mu bodo pomagali bolje in lažje doseči zadane cilje, s čimer so poskrbeli za predpripravo na krajše pogovore, so sporočili. Po njihovih navedbah je sicer ključno deljenje povratnih informacij in usmeritev za v prihodnje, obenem pa je to tudi priložnost za pogovor o plačnem napredovanju. 

V NLB imajo razgovore z zaposlenimi vse leto, redno in sproti – po zaključenih četrtletjih ali polletjih – in letošnje leto ni izjema. V razvojnem pogovoru z zaposlenim, ki je enkrat letno, pa se vodja in zaposleni glede na zastavljene cilje dogovorita,  katera znanja in kompetence bo zaposleni potreboval in jih bo moral  razviti, da bo naredil premik oziroma napredoval v svojem razvoju. Na ugotovitve pogovora sta nato vezani izobraževanje in pridobivanje znanj, pa tudi kompetenc posameznika med letom. Od doseganja ali preseganja zastavljenih ciljev je odvisna končna ocena delovne uspešnosti, ki je osnova za variabilni del plače in tudi za napredovanje. V času epidemije za komunikacijo s sodelavci sicer pogosto uporabljajo tudi MS Teams. 

V NKBM so ciljno vodenje vpeljali leta 2017. Letne razgovore običajno izvajajo v februarju za preteklo leto, opravljajo pa tudi pogovore na ravni četrtletja. Če bo mogoče, bodo pogovore tudi tokrat izvedli v živo, sicer pa z orodjem MS Teams. Že v začetku leta so sicer uvedli novo aplikacijo za postavljanje in ocenjevanje ciljev ter kompetenc, septembra pa so za vse vodje izvedeli izobraževanje, na katerem so jim poleg dela v aplikaciji predstavili tudi, kako naj postavljajo cilje in kako naj jih ocenjujejo. "Posebnih navodil, prilagojenih epidemiji covida-19, nismo dajali, saj se cilji večine zaposlenih zato ne spreminjajo, pa tudi vodje so jih za zadnji kvartal leta 2020 postavili na novo. Vodjem prav tako priporočamo, da cilje redno pregledujejo in jih po potrebi tudi popravijo, uskladijo z zaposlenimi, če je med letom prišlo do sprememb," so sporočili. Sicer v okviru letnega razgovora postavijo cilje za tekoče leto, ocenijo cilje preteklega leta, ocenijo kompetence zaposlenega in pripravijo predlog usposabljanja in razvoja zaposlenega. Od ocene ciljev in kompetenc je odvisna delovna uspešnost oziroma bonus, ki ga prejme zaposleni. Prav tako je od letne ocene zaposlenega odvisna tudi možnost napredovanja.

V Sparu Slovenija se bodo letos prilagodili trenutni situaciji. Razgovori bodo potekali v skladu z zadnjimi ukrepi in s priporočili za preprečevanje širjenja virusa – na varni razdalji in z maskami. "Prepričani smo, da so tokratni letni razgovori še posebej pomembni prav zaradi letošnjih izrednih razmer. Med letom smo se namreč soočili s številnimi delovnimi izzivi, pri večini zaposlenih se je spremenil način dela, znatno so se zmanjšali stiki s sodelavci. Zato je ključno navodilo vodjem letnih razgovorov, naj se s sodelavci ne pogovarjajo le o doseženih ciljih, temveč naj pozornost posvetijo tudi trenutni situaciji, razmisleku o letošnjih izzivih in pozitivnih izkušnjah ter izpostavitvi novih znanj, ki so jih posledično osvojili," so sporočili. Glavni namen letnih razgovorov je pri njih analiza dela, doseženih ciljev, odnosov v kolektivu in razvoja posameznega sodelavca. Posvetijo se tudi pričakovanjem posameznika glede njegovih delovnih nalog in zadolžitev. "Pogovor o plači sicer ni osrednja tematika letnih razgovorov, vsekakor pa se dotaknemo tudi te," so dodali.

V podjetju Akrapovič bodo letni razgovori z zaposlenimi potekali po ustaljeni praksi v prvih tednih naslednjega leta, saj ocenjevanje letne delovne uspešnosti poteka do konca aktualnega leta. Ko so zaključeni in znani rezultati osebne delovne uspešnosti in uspešnosti podjetja, vodje opravijo letni razgovor s sodelavci. Z njimi delijo povratno informacijo, v kakšni meri so bili doseženi osebni delovni cilji sodelavca in podjetja, hkrati pa skupaj s sodelavcem ocenita napredek, ki ga je ta dosegel v osebnem in strokovnem razvoju v preteklem letu, ter se pogovorita, kakšna so pričakovanja glede nadaljnjega razvoja v tekočem letu. Pri Akrapoviču ugotavljajo, da razgovori pozitivno vplivajo na storilnost in na motivacijo zaposlenih.

Vodje – namen ni kritika, temveč iskanje rešitev

Letos bo torej zagotovo več letnih razgovorov, ki so prejšnja leta potekali v pisarni vodij na štiri oči, potekalo po telefonu in videokonferencah. Zato je še toliko pomembnejše, da se oba udeleženca dobro pripravita za strnjen in kakovosten pogovor, med katerim bosta kar najbolje izkoristila skupni čas. Zdaj namreč že dobro vemo, da komunikacija po spletu poteka drugače kot v živo. Izjemnega pomena je uporaba pravilnih besed, umirjenega tona, nadzorovane telesne govorice in obrazne mimike. Hitreje se lahko zgodi, da se povezava prekine, da je treba kaj večkrat ponoviti in razložiti ter se še prav posebej prepričati, ali nas je sogovornik pravilno razumel.

Delodajalci v letnih razgovorih načeloma stremijo k odprti in iskreni komunikaciji, na podlagi katere bi lahko ocenili realno sliko v ekipi, oddelku in podjetju, da bi lahko na podlagi ugotovitev idelali optimalne cilje tako za zaposlene kot tudi za celotno podjetje. Letošnje leto je bilo in je še vedno zelo negotovo, mnogi so morali čez noč spremeniti način dela, službo preseliti domov, obenem šolati na daljavo ali skrbeti za mlajše otroke. Nekateri so na čakanju ali varujejo otroke in se bojijo negotove usode. Dober in čustveno inteligenten vodja jim bo znal prisluhniti in upoštevati njihove stiske, morda prilagoditi delovnik in delovne zadolžitve ter vseeno podati objektivno oceno dela zaposlenih (in tudi sebe). 

Glavni namen letnih razgovorov je, da vodje dobijo boljši vpogled v delo, učinkoviteje določijo vloge in zadolžitve v ekipi, odkrijejo najboljše zaposlene in sodelavce, ki bi morda lahko izboljšali svoje delo. Namen ni morebitna kritika in grajanje. Ne, dobri vodje med letnimi razgovori prisluhejo in poslušajo zaposlene, da bodo znali na podlagi razgovorov prilagoditi in optimizirati strategijo vodenja, motivirati sodelavce za doseganje najboljših ciljev, pametno razporediti potrebna izobraževanja ter določiti pridobivanje veščin in izkušenj. Njihov cilj je ocena splošne klime v ekipi in izboljšanje ukrepov za dosego najboljši ciljev.

Zaposleni – dobro se pripravite in razmislite, ali je pravi čas za pogajanje o dodatnih ugodnostih

Zaposleni pa lahko poleg samoocene in pregleda preteklega leta med letnim razgovorom izrazi svoja pričakovanja, cilje, ambicije za v prihodnje. Lahko prosi za višjo plačo, za napredovanje, za pridobivanje novih znanj. Z vodjo se lahko pogovori o morebitnih letnih nagradah, stimulaciji za izredne dosežke in doseganje nadpovprečnih ciljev, božičnici, 13. plači in drugih dodatnih ugodnostih. A prej se je treba dobro pripraviti. Če želite izboljšati svoj položaj v podjetju, morate znati natančno našteti svoje dosedanje dosežke, in najbolje vam bo šlo, če si prej pripravite seznam. Med razgovorom kratko in jedrnato opišite, kaj ste storili za izboljšanje, pri čem vse ste sodelovali, kakšne projekte ste izpeljali, komu ste pomagali. Nič ne bo škodilo, če omenite pozitivne odzive strank ali sodelavcev.

Pri pogajanjih za povišico nastopite samozavestno, umirjeno in profesionalno. Ne razlagajte o zasebnih razlogih, zakaj potrebujete več denarja. Ne primerjajte svoje plače s plačami sodelavcev, osredotočite se nase – vaši plačilo in ugodnosti so odvisni od vašega dela in ne od dela koga drugega. Pred razgovorom razmislite vsaj o okvirnem znesku povišice. Če vam trenutno ne morejo ponuditi več, prosite za druge ugodnosti, kot so denimo fleksibilen delovnik, možnost dodatnih izobraževanj, uporaba službenega avtomobila, dodaten dan ali dva dopusta ...  

Prav je, da izrazite želje in pričakovanja, a da hkrati razumete, da se morda trenutno česa ne da izpolniti, četudi si morda zaslužite. Skušajte razumeti, da so časi v koronakrizi resnično negotovi in da vsaj za zdaj res ne morete dobiti povišice, če se podjetje trudi obstati, če so denimo zamrznili vse stimulacije, če so odpuščali z namenom ostati likvidni in če je v kriznih časih težava že samo izplačilo plač. Istočasno pa se je treba tudi zavedati, da je zdaj bolj kot kdaj koli prej za podjetje izjemnega pomena zadržati najboljše zaposlene in da imajo mnogi morda še več odgovornosti in dodatnih zadolžitev kot poprej.

Ali je zdaj sploh primerno zaprostiti za povišico, je odvisno od panoge, v kateri delate. Če ste v najbolj prizadetih panogah, kot so denimo turizem, gostinstvo, avtomobilska industrija in gradbeništvo, morda raje počakajte na boljše čase. Upoštevajte uspešnost poslovanja svojega podjetja, svojo vlogo v podjetju, svoj doprinos, poznanstva, sposobnosti. Čeprav bi morali po vseh pravilih dobiti več, se je treba zavedati, so zdaj resnično slabi časi. 

Ob morebitni zavrnitvi ostanite mirni in se ne prepustite čustvom. Zahvalite se vodji, ker si je vzel čas za vas. Vprašajte, kaj bi lahko še storili za več ugodnosti, kaj bi lahko izboljšali, kaj morda še pričakujejo od vas. Jasno povejte, da si v bodoče vseeno želite več, da imate ambicije, da želite napredovati, da si želite delati v podjetju. Zatem pa skrbno spremljajte svoje prihodnje dosežke in ob prvi priložnosti prosite za vnovični sestanek. Do takrat pa srečno, uspešno in produktivno naprej.

Si želite aktualne novice prejemati tudi na elektronski naslov? Potem se prijavite na Cekinove e-novice!