Poslovna asistentka leta je Maja Fink, tajnica uprave in vodja poslovnega tajništva v podjetju s 600 zaposlenimi CGP. Po njenih besedah mora med menedžerjem in poslovnim asistentom prevladovati obojestransko spoštovanje, zaupanje in strokovnost. Rada ima adrenalin in izzive brez strahu sprejema tudi v zasebnem življenju - mati dveh hčera želi za 30. rojstni dan preteči maraton.

- Čestitam ob prejemu naziva Poslovna asistentka leta. Ste pričakovali zmago in kakšni so bili občutki?

Najprej najlepša hvala za čestitke. Zmage nisem pričakovala. Kljub mojemu znanju, izkušnjam, izpeljanim projektom, viziji o prihodnosti in razvoju poklica sem v zmago podvomila zaradi moje starosti (mladosti). V kratkem času sem dosegla zelo veliko in marsikdo si verjetno ne predstavlja, da je to dejansko možno.

Občutkov ob zmagi se niti ne da opisati. Hkrati sem občutila veselje in strah, spraševala sem se, ali se to res dogaja. Občutki so neverjetni tudi, ker so bili ob razglasitvi z mano sodelavci, ki so zaupali in verjeli vame.

- Kdo je najbolj zaslužen za vaš uspeh?

Zasluge gredo moji vztrajnosti, moji močni volji in temu, da nisem obupala tudi v najtežjih trenutkih. Zasluge gredo tudi moji družini, ki me na moji poslovni poti podpira in spodbuja ter odličnemu kolektivu, s katerim trenutno delam.

- Prosim, opišite vašo poslovno pot.

Mojo poklicno pot že od začetka spremlja delo v administraciji. Najprej v manjših organizacijah z nekaj deset zaposlenimi. Leta 2014 pa sem se zaposlila v enem največjih gradbenih podjetij pri nas, v podjetju CGP.

- Radi hodite v službo in zakaj?

Seveda. Rada imam adrenalin in pri mojem delu ga ni malo. Moje delo je zelo raznoliko in razgibano. Vsak dan se spopadam z različnimi izzivi. Pri vsem pa mi daje dodatno motivacijo zelo dober kolektiv, s katerim delam.

- Kakšne lastnosti mora imeti dobra poslovna asistentka?

Dobra poslovna asistentka mora imeti poleg strokovnih znanj tudi določene osebnostne lastnosti, ki se jih ne da kar tako priučiti. Mora biti iznajdljiva, prilagodljiva, samoiniciativna, samozavestna, komunikativna, kreativna, lojalna. Dobro se mora soočati s stresnimi situacijami in - kar je najpomembnejše - ne glede, v kakšni situaciji je, mora biti vedno vljudna in nasmejana.

- Kakšne so naloge poslovne asistentke?

Poleg osnovnih tajniških nalog, kot so koordiniranje sestankov, rutinska pisarniška opravila in vodenja evidenc, se od poslovnih asistentov zahteva vse večje organizacijske in vodstvene sposobnosti. Dober poslovni asistent se mora znati prilagoditi, biti mora iznajdljiv in ves čas držati strokovni nivo v odnosu do nadrejenih, sodelavcev in poslovnih partnerjev.

- Prosim, opišite morda najbolj nenavadno nalogo, ki ste jo izpolnili v službi.

Smešna in zanimiva je bila prav gotovo ta, ko sem nekega jutra prišla v pisarno člana uprave in je na njegovem stolu sedel vsiljivec. Bil je vrabec, ki je očitno priletel v pisarno skozi odprto okno. Treba ga je bilo spraviti ven. Po nekaj poskusih mi ga je uspelo ujeti in spustiti na svobodo.

- Prosim, opišite vaš tipičen delovni dan? Ali zjutraj vedno veste, kaj boste delali, kaj vas čaka, ali si čez dan praviloma sledijo presenečenja in morate biti zelo iznajdljivi?

Budilka me zbudi ob 6.15. Sledi prebujanje mojih dveh deklet. Ena vstane takoj, z drugo se moram pošteno potruditi. Ko ju oddam v šoli in vrtcu, me čaka 10-minutna vožnja do službe. Sem ena tistih srečnic, ki ne stoji v zastojih pred mestnimi vpadnicami.

V službi najprej uredim pisarne in sejne sobe, pregledam maile in vmes odgovarjam na telefonske klice. Vem, kaj so moje vsakodnevne naloge, vendar si delo organiziram sproti, saj zaradi sestankov in drugih urgenc ne morem imeti utečenega urnika. Iznajdljivost je ena od vrlin vsakega dobrega poslovnega asistenta in je vsakodnevno tudi na mojem urniku.

- Ali je po vašem mnenju uspeh menedžerja, direktorja, šefa, končno tudi podjetja, odvisen tudi od dobrega poslovnega asistenta? Če da, v kakšni meri?

Seveda. Poslovna asistentka mora nuditi 100-odstotno podporo svojemu vodstvu in mu z dobro opravljenim delom omogočiti, da hitreje opravi svoje delo in sprejema prave strateške odločitve.

- Kje se vidite čez 10, 15 let?

Sem oseba, ki si ne dela načrtov predaleč vnaprej. Zaenkrat sem zadovoljna, kjer sem. Prav gotovo pa ne gre tajiti ambicij po višjih ciljih.

- Kako kot mati dveh otrok usklajujete službene obveznosti z zasebnim življenjem?

Ni vedno lahko. Veliko je v dobri organizaciji časa in tem, da ločim družinsko življenje od službenega. Pomembno mi je, da z družino izkoristim vsak trenutek, ki ga imamo na voljo.