Ste že kdaj slišali koga, da ima toliko delovnih nalog, da več ne ve, katere naj se prve loti, saj so vse prioritetne? Številni v podobnih razmerah ustvarijo seznam delovnih nalog, ki jih razvrstijo po pomembnosti in opredeljenih časovnih rokih. Nato ob vsaki opravljeni nalogi zapišejo kljukico. Motivacija za delo, ki se pojavi ob manjšanju seznama, se poveča, prav tako zadovoljstvo z opravljenim delom. To je po navadi narejeno kakovostno in brezhibno. V teh primerih se le manjše število nalog prestavi na naslednji delovni dan, ki pa znova postreže z novimi nalogami.

Težava se po navadi pojavi takrat, ko se seznam podaljšuje iz ure v uro, delovne naloge pa se premikajo iz dneva v dan in jih je z vsakim dnem vse več. Po navadi gre za kompleksne naloge, ki zahtevajo veliko načrtovanja, razmisleka, iskanja kreativnih rešitev in podobno. Podobno se lahko zgodi tudi v primerih fizičnih delavcev, katerim se naloži preveč nalog, ki jih je v delovnem dnevu nemogoče opraviti, saj je to tudi fizično neizvedljivo. 

Primer: če morate v službi ročno zapakirati 100 škatel na dan, pa je jasno, da je realna številka 70, vam bo za naslednji dan ostalo še 30 škatel. A naslednji dan jih boste prejeli novih 100. Tretji dan boste dobili novih sto, zjutraj pa vas jih čaka še 60, ki so vam ostale ... In v petek popoldne, ko se boste opravili domov, boste imeli urejenih 350 škatel in ne 500, kot je zahteval vaš nadrejeni, vas pa bo stiskalo v prsih. Nekateri bodo začeli podaljševati, da lahko izpolnijo opredeljeno kvoto, drugi, ki tega ne bodo želeli in bodo opozorili, da so naloge postavljene nerealno, bodo morda označeni za delavce, ki ne zmorejo slediti tempu. Morda pa bodo vodilni opozorilo vzeli z vso resnostjo in razmislili, ali so naloge in cilji resnično postavljeni nerealno ter ali morda potrebujejo dodatno delovno silo. 

Ko smo pred časom obiskali okroglo mizo o vdoru službene komunikacije v zasebno življenje, je bil predstavljen tudi primer bančnika iz Avstrije. Vsak dan je po zaključku delovnega časa "potegnil" delo še za kakšno uro. Po nekaj dneh so ga poklicali iz kadrovske službe na razgovor, saj so njegovo podaljševanje zaznali sistemi za prijavo in odjavo z delovnega mesta. Želeli so vedeti, kaj se dogaja: ali potrebuje pri delu pomoč ali pa ima preveč dela, tako da ga mora opravljati tudi zunaj delovnega časa. Želeli so mu pomagati. Zavedali so se namreč, da bo, če bo zaposleni "šprintal" maratone, ker ga je nadrejeni preobremenil, ali pa ima morda kakšne težave pri določenih nalogah, pregorel. To pa je za podjetje slabo.

Najhuje je, ko se pri delavcu pojavi blokada oz. zmrzne. Preobremenjenost z delovnimi nalogami namreč lahko pri zaposlenemu povzroči, da je pod tolikšnim stresom, da enostavno ne zmore več opravljati niti najosnovnejših nalog oz. jih opravi pomanjkljivo ali z napakami. Nima koncentracije, volje, pri nekaterih se pojavijo napadi tesnobe, ujetosti, utesnjenosti ... Ne zmore razmišljati, skače iz ene naloge na drugo, niti seznami delovnih nalog več ne pomagajo. 

V tujini so celo zaznali pojav, da zaposleni prijavijo dopust, da bi lahko opravili zahtevnejše naloge ali projekte. In sicer zato, ker drugega izhoda ne vidijo. A če si na dopustu, to še ne pomeni, da se nove naloge, ki jih moraš opraviti, ne kopičijo. 

Kaj storiti v teh primerih? V nadaljevanju članka predstavljamo nekaj tehnik za uspešno reševanje delovnih nalog. Kaj lahko storite sami: 

► Dobra organizacija: številni zaposleni ne znajo organizirati osebnega urnika. Zaposleni mora vedeti, kaj mora v okviru osmih ur postoriti in koliko časa potrebuje za to delo. Če se tudi vam dogaja, da se naloge kar kopičijo, jih zapišite na list papirja in jih časovno ovrednotite. Postavljene časovne okvirje dosledno upoštevajte. Torej, če ste si zadali, da za eno nalogo potrebujete eno uro časa, se tega držite. 

► Perfekcionist, ki pili vsako najmanjšo podrobnost: želja, da delovno nalogo opravite kar se da najbolje, je dobrodošla. A ni treba pretiravati in ne bodite prestrogi do sebe. Nekateri zaposleni namreč ure in ure pregledujejo že zaključeni projekt. Tako se hitro ujamejo v past nenehnega spreminjanja in popravljanja tudi najmanjših podrobnosti.

Preden se lotite naloge, pripravite načrt, ki mu boste sledili. Ko nalogo zaključite, jo še enkrat preglejte in popravite manjše "lepotne" napake. Nato jo predajte naprej in se lotite naslednje obveznosti. 

► Večni motilci: delate in vmes sprejemate telefonske klice, preverjate in odgovarjate na elektronsko pošto ... Vse je nujno, vsi pričakujejo vaš takojšen odziv in akcijo. 

Ni vse nujno. Če delate, se morate posvetiti nalogi. Večina "nujnih" klicev in sporočil sploh ni nujnih in lahko počakajo. Posvetite se nalogi, končajte jo, nato pa vrnite klice in odgovorite na elektronsko pošto. 

► Kaj so prioritete: prvih deset minut po prihodu na delovno mesto posvetite razmisleku, katere naloge so prioritetne. Ni res, da so kar vse. To je neizvedljivo. Če dobite šest nalog in vse morajo biti opravljene takoj in zdaj, pripravite prioritetni seznam. Če niste prepričani o lastni oceni, lahko na situacijo, v kateri ste se znašli, opozorite nadrejenega. Če so res vse naloge nujne, jih bo nadrejeni razporedil med zaposlene. Če pa niso, vas bo pomiril in vas podprl v vašem predlogu, po kakšnem vrstnem redu jih boste opravili. 

► Najprej težje naloge, za konec delovnega dne pa lažje: lažje in učinkoviteje boste preživeli delovni dan, če se boste zjutraj, ko ste še spočiti, lotili težjih nalog. 

► Ne primerjajte se z drugimi: to vsekakor jemlje motivacijo in energijo za delo. Ne tekmujte s sodelavci in ne primerjajte se z njimi. Vsak ima sebi lasten način dela, vi pa odkrijte takega, ki bo ustrezal vam. Najbolj pomembno je, da je delo opravljeno, da je dobro opravljeno ter da ste vi in vaš nadrejeni zadovoljna s končnim rezultatom. 

► Storili ste vse, kar je v vaši moči, a kljub temu ne dohajate tempa: razmislite, zakaj je tako. Morda je razlog resnično v vašem načinu dela. Če je tako, skušajte najti rešitev. Če pa po temeljitem in iskrenem razmisleku sklenete, da vam nalagajo preveč dela, boste morali na to opozoriti. Res je, da se večina zaposlenih ne želi izpostavljati, saj se bojijo, da bodo označeni za "delavce, ki ne zmorejo". Bo tako tudi v vašem primeru? Morda ali pa tudi ne. Znano je, da vodje oddelkov velikokrat težje in zahtevnejše naloge prerazporedijo na zaposlene, ki so v svojem delu dobri in jim zaupajo. Dober vodja bo vaše opozorilo vzel z vso resnostjo in ga bo upošteval. Morda bo zaposlil dodatno pomoč, morda bo delo prerazporedil med druge zaposlene ali celo ugotovil, da določene naloge niso tako nujne, kot je sprva ocenil.