Pridobivanje osebnih podatkov s pomočjo kopij osebnih dokumentov
Z namenom zaščite osebnih podatkov in s tem preventivnega delovanja proti kraji identitete sta bila v letu 2008 novelirana dva zakona, zakon o osebni izkaznici in zakon o potnih listinah, ki med drugim urejata tudi kopiranje osebnih dokumentov.

V ureditvi pred tem ni bilo kopiranje niti izrecno dovoljeno niti izrecno prepovedano. Številna podjetja, pa tudi organi iz javnega sektorja, so tako kopirali osebne dokumente po lastnem tolmačenju zakonodaje in svojih obveznosti.

Po izkušnjah informacijskega pooblaščenca iz opravljenih inšpekcijskih nadzorov se je takšna nejasna pravna ureditev odrazila v številnih zbirkah fotokopij osebnih dokumentov, ki so bile vse prepogosto neustrezno zavarovane in morda zlorabljene v druge namene. Fotokopija osebne izkaznice ali potnega lista namreč uživa relativno visoko zaupanje med ljudmi in kdor se je lahko polastil takšne fotokopije, je vsaj pri poslovanju na daljavo (na primer preko faksa) relativno enostavno prevzel identiteto nekoga drugega.

Kopiranje osebne izkaznice ali potnih listin
Kopiranje osebnih dokumentov je v skladu z omenjenima zakonoma možno samo v primerih, ki jih določa zakon. Informacijski pooblaščenec poudarja, da torej ni dovolj, da je kopiranje predpisano v podzakonskem aktu ali celo v notranjih pravilih (na primer pravilniku) upravljavca osebnih podatkov, ne glede na to, ali gre za zasebni ali javni sektor.

Zakon določa, da lahko osebne dokumente poleg njenega imetnika kopirajo notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku. Poleg tega pa je kopiranje osebnih dokumentov dovoljeno še na podlagi pisne privolitve posameznika. Upravljavci osebnih podatkov lahko namreč osebne dokumente kopirajo tudi na podlagi pisne privolitve njihovih imetnikov.

Informacijski pooblaščenec poziva, da naj upravljavci osebnih podatkov zakonsko določilo, da se osebna dokumenta lahko kopirata za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku, razlagajo čim ožje. Pri tem naj ne spregledajo niti splošnega načela, da je kopiranje dovoljeno zgolj takrat, ko tako določa zakon, ki mora izrecno dovoljevati tudi kopiranje na podlagi osebne privolitve. Poleg tega je nujno upoštevati tudi načelo sorazmernosti, ki ga opredeljuje zakon o varstvu osebnih podatkov. Ta med drugim določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.

Oznaka na kopijah in prepoved hranjenja kopij v elektronski obliki
Omenjena zakona od upravljavcev osebnih podatkov, ki bodo kopirali osebne dokumente, izrecno zahtevata, da kopijo ustrezno označijo z opozorilom o prepovedi uporabe v druge namene. Zakon ne predpisuje obličnosti vsebine oznake, zato je ta prepuščena upravljavcem osebnih podatkov. Kljub temu pooblaščenec priporoča, da upravljavci na kopijo napišejo vsaj sledeče podatke – da gre za kopijo, naziv upravljavca osebnih podatkov, namen fotokopiranja in pravno podlago za fotokopiranje (na primer pisna privolitev).

Žig ali vodni žig bosta morala biti postavljena na fotokopijo izkaznice ali potnega lista, kjer je vidna kopija oziroma fotografija izkaznice in ne na bel rob, ki je okoli nje, oziroma na praznino lista, saj bo drugače mogoče vse drugo odrezati in fotokopirati izkaznico brez oznak upravljavca.

Zakon tudi določa, da je prepovedano kopiranje kopij in hranjenje kopij osebnih dokumentov v elektronski obliki. Zakon torej prepoveduje kopiranje z uporabo skenerjev in podobnih naprav, ki kopijo zapišejo v elektronski obliki in jo shranijo na elektronski medij.

Potrdilo o kopiji
Zakona določata tudi, da je upravljavec osebnih podatkov dolžan izdati na podlagi vloge imetnika osebnega dokumenta potrdilo o kopiji. Pri tem zakona določata, da mora potrdilo vsebovati namen rabe kopije in rok, za katerega upravljavec kopijo potrebuje.