Znižano plačilo in oprostitev plačila za vrtec se za otroke, ki so že vključeni v vrtec na novo določi s 1. januarjem naslednjega leta. Starši pa morajo oddati vlogo praviloma do 15. novembra tekočega leta.

Znižano plačilo in oprostitev, ki ga starši uveljavljajo med letom se uveljavi z dnem, ko je otrok sprejet v vrtec, če starši oddajo vlogo najkasneje 15 dni pred predvideno vključitvijo.

V primeru, da ga uveljavljajo po preteku obeh navedenih rokov pa s prvim dnem naslednjega meseca, ko so oddali vlogo. Starši, ki ne oddajo obrazca in ustreznih dokazil plačajo polno ceno programa.

Oddaja vloge za znižano plačilo je pomembna tudi, če imate zelo visoke dohodke, saj bo vaše najvišje plačilo npr. v najvišjem, 8. plačilnem razredu, ne glede na zelo visok dohodek, pomenilo le 80 odstotkov cene programa in ne 100 odstotkov. Razliko med plačilom staršev in ceno programa zagotavlja občina iz javnih sredstev.

Vlogo izpolni in odda eden od staršev ali zakoniti zastopnik otroka (vlagatelj) v vrtcu, v katerega je vključen otrok, lahko pa tudi neposredno pri pristojnem občinskem organu na občini stalnega prebivališča. To zadnje velja še posebej v primeru, če otrok obiskuje vrtec izven kraja stalnega prebivališča. 

O vlogi namreč odloča občina, v kateri imajo otrokovi starši stalno prebivališče oziroma ima stalno prebivališče eden od staršev, skupaj z otrokom. Če so starši tujci, ki so zavezanci za dohodnino v Republiki Sloveniji, vložijo vlogo v občini začasnega prebivališča.

Nekatere občine pri izračunu upoštevajo dodatne olajšave, kot na primer odplačevanje stanovanjskega kredita.

Če uveljavljate znižano plačilo za obdobje tekočega koledarskega leta se za ugotavljanje dohodkov družine upoštevajo podatki o dohodkih, prejetih v pretpreteklem koledarskem letu.

Vlogo (obrazec VRT/1) z navodili za izpolnjevanje lahko kupite v knjigarnah in papirnicah. Brezplačno pa si jo lahko natisnete s spletne strani e-uprave in predvidoma tudi posameznega vrtca.

Plačilo se določi na novo med letom,  če:
-se spremeni število družinskih članov,
-pride do zaposlitve ali izgube zaposlitve,
-spremenijo se vrste virov dohodkov,
-namesti se otroka v rejniško družino ali drugo obliko institucionalnega varstva.

Starši, ki prejemajo denarno socialno pomoč na podlagi odločbe CSD, so plačila vrtca oproščeni.