Nakup službenega vozila je po razlagi Nataše Bogataj iz računovodskega servisa Vizija računovodstvo smotrn, če ga boste uporabljali zelo pogosto, denimo skoraj vsak dan, in če bodo z njim povezani visoki stroški. Razumljivo velja tudi obratno – nakup se ne izplača, če nimate veliko službenih poti, in "pri nizkih stroških vozila je morda pametneje, da se zaposlenemu povrne strošek v obliki kilometrine s predložitvijo obračuna potnih stroškov. Tako se izognete nepotrebnemu administriranju v zvezi z evidencami voženj in obračunom bonitete." 

Pri presoji, ali kupiti vozilo na podjetje ali ne, je torej treba vzeti v obzir več dejavnikov – med drugim seveda ceno ter predvidene stroške vzdrževanja in število prevoženih kilometrov v službene namene. Veliko je odvisno od vrste vozila, predvsem, ali gre za osebno ali tovorno in za okolju prijazno. "Ob izpolnjevanju določenih pogojev lahko namreč podjetje od nabave službenega vozila uveljavlja vstopni DDV in investicijsko olajšavo v letnem davčnem obračunu, ki trenutno znaša 40 odstotkov nabavne vrednosti vozila," je izpostavila. 

Danes je s stališča olajšav in drugih prednosti najbolj ugodno kupiti okolju prijazno službeno vozilo. Za električna vozila se namreč uporablja nižja boniteta, po nedavni spremembi, ki velja od 22. januarja 2022, pa so e-avtomobili pridobili še pravico do odbitka DDV. Pogojem ustrezajo službena vozila, katerih pogon motorja je brez izpusta ogljikovega dioksida in katerih vrednost ne presega 80.000 evrov, pri čemer je Nataša Bogataj omenila še pomemben podatek – da se popravek DDV lahko uveljavi tudi za nazaj, če je podjetnik denimo kupil e-vozilo v zadnjih petih letih pred uveljavitvijo zakonske spremembe. 

Od 1. januarja 2020 dalje velja tudi ugodnost pri izračunu bonitete za uporabo električnega osebnega vozila za zasebni namen. Če delodajalec zagotovi delojemalcu osebno vozilo na električni pogon, se ne glede na dejansko porabo in ne glede na način pridobitve vozila v davčno osnovo všteva 0,3 odstotka nabavne vrednosti vozila mesečno, če vrednost ob pridobitvi (vključno z DDV) ne presega 60.000 evrov. "Za primerjavo – za bencinska in dizelska vozila je vrednost kar 1,5 odstotka," je ponazorila. 

Na kaj je treba biti pozoren pri uporabi službenega vozila? Pod katerimi pogoji se lahko uporablja v zasebne namene, kateri uslužbenci ga lahko vozijo, kako je s potnimi nalogi? 

Službeno vozilo naj bi se prvenstveno uporabljalo za službene namene, pri čemer je ključno vodenje ustreznih evidenc za verodostojno izkazovanje stroškov v zvezi z vozilom. A oblika in sestava potnega naloga in drugih evidenc v zvezi z uporabo službenih vozil niso predmet davčne zakonodaje, temveč ureditve internih aktov podjetja, ki pa morajo biti usklajeni s področno zakonodajo in računovodskimi predpisi oziroma standardi. 

Podjetje mora v pravilniku o uporabi službenih vozil med drugim določiti odgovorne osebe in njihove pristojnosti v zvezi z uporabo službenih vozil, ter upravičence do uporabe službenih vozil v službene namene. Obenem morajo biti dorečeni njihove pravice in obveznosti, pogoji in način uporabe službenih vozil, izdajanje potnih nalogov, vodenje evidence o uporabi službenih vozil, obračun in kritje stroškov uporabe in vzdrževanja službenih vozil, so nanizali na Finančni upravi.

Službeno vozilo se lahko uporablja tudi v zasebne namene. "Službene poti morajo biti upravičene, ustrezno dokumentirane in dokazljive s potnimi nalogi. Delodajalec in zaposleni pa se lahko medsebojno dogovorita, pod kakšnimi pogoji lahko uporablja službeno vozilo tudi za zasebne namene," je razložila strokovnjakinja za računovodstvo in davke. Uporaba tudi v zasebne namene se nato upošteva kot boniteta za zaposlenega in ugodnost je potrebno ustrezno ovrednotiti in obdavčiti. "Višina dajatev je odvisna od nabavne vrednosti, starosti in vrste vozila, števila kilometrov, ki jih zaposleni opravi v zasebne namene (več kot 500 ali manj kot 500 kilometrov) ter ali podjetje krije stroške goriva tudi za zasebne namene ali ne," je nanizala. 

Davčna osnova se namreč zmanjša za polovico, če zaposleni mesečno prevozi manj kot 500 kilometrov v zasebne namene. Dajatve so odvisne tudi od plačnika goriva – če delodajalec zagotovi gorivo tudi za zasebno uporabo, se davčna osnova mesečno poveča za 25 odstotkov, sicer pa je treba sorazmerno razdeliti stroške. Vselej je torej nujno natančno vodenje ustreznih evidenc, je pojasnjeno Fursovem v opisu bonitet. Razmejitev mora biti pregledna in dokumentirana z verodostojnimi dokazili in v pomoč pri izračunu se lahko uporabljajo podatki o povprečni porabi goriva za posamezen tip vozila.