Vlogo za izdajo osebne izkaznice ali potnega lista lahko vložimo samo osebno, kar lahko posameznik stori na katerikoli upravni enoti, ne glede njegovo stalno prebivališče. V skladu z veljavnimi odloki in priporočili Nacionalnega inštituta za javno zdravje pa na upravnih enotah te vloge v času epidemije sprejemajo na podlagi predhodnega naročanja strank. 

Torej, če želi stranka v tem času urediti osebne dokumente ali druge upravne zadeve, ji mora izbrana upravna enota (UE) izdati termin, kdaj se lahko oglasi v njihovih prostorih. Čakalna doba je odvisna od obremenjenosti posamezne upravne enote in tudi od organizacije dela. "Trenutno stanje je takšno, da upravne enote načeloma poslujejo tekoče. Vendar pa dodajamo, da se situacija vsled ukrepov zaradi epidemije lahko hitro spremeni, kar pomeni, da je možno, da pride v nekem trenutku do odsotnosti celotne ekipe zaposlenih ali dela ekipe zaposlenih, ki delajo na področju osebnih dokumentov," opozarjajo na ministrstvu za javno upravo (MJU). 

V trenutnih razmerah se plačilni promet, denimo plačilo upravne takse, na upravnih enotah prioritetno izvaja preko spletnega bančništva oziroma brezgotovinsko (z uporabo plačilnih ali kreditnih kartic). 

Ob obisku upravne enote pa so obvezni nošenje zaščitnih mask, spoštovanje primerne varnostne razdalje (najmanj 1,5 metra) in razkuževanje rok. 

Številne zadeve lahko uredite tudi po elektronski poti

Če mora stranka urediti druge zadeve, denimo pridobiti kakšno potrdilo, za to še ni treba, da se osebno zglasi na upravni enoti. V okviru odloka je namreč začasno možno vložiti vloge po elektronski poti, tudi brez kvalificiranega elektronskega podpisa, ki je sicer obvezen pri elektronskem poslovanju strank z organi. "Stranke se bodo lahko identificirale z uradno dodeljeno identifikacijsko številko (na primer EMŠO, davčno številko) ali drugim enoličnim identifikatorjem, ki ga za potrebe elektronskega poslovanja določi organ," so pred časom zapisali na MJU. 

Vse rešitve zahtevkov pošiljajo po pošti. Če je potrebna osebna vročitev, se dokumenti oziroma rešitve pošljejo po klasični pošti, v nasprotnem primeru lahko tudi po e-pošti. Stranke vabijo osebno le, če je njihova prisotnost obvezna (oddaja prstnih odtisov, osebna vročitev dokumentov, zapisniške izjave, slavnostne zaprisege …).

Čakalne dobe: od enega do 14 delovnih dni

Trenutno najdaljša čakalna doba za stranke pri vložitvi vloge za izdajo osebne izkaznice ali potnega lista in ureditve prijave prebivališča (če to želi stranka urejati osebno) je na UE Velenje. Če tja pokličete danes (23. marca), vam bodo kot prvi možni termin ponudili 12. april. Torej 14 delovnih dni. 

Podobno je na UE Trbovlje. "Na današnji dan (23. marca, op. p.) je prvi prosti termin dne 9. 4. 2021. Razlog je v trenutnem povečanju števila vlog in zaradi odsotnosti kadra (covid-19). Na ostalih delovnih področjih (danes) naročamo stranke lahko že za naslednji uradni dan ali v dogovoru s stranko, ko ji to ustreza," so nam pojasnili na UE Trbovlje. Strankam sicer, ne glede na to, ali jih pokličejo po telefonu ali kontaktirajo po e-pošti, odgovorijo takoj in se še isti dan dogovorijo za termin. 

Tudi na UE Jesenice so čakalne dobe za urejanje osebnih izkaznic, potnih listov in prebivališča okoli 14 dni. Za tujce je čakalna doba približno en teden, druge zadeve (vloge za digitalno spletno potrdilo, izpiske iz matičnih knjig, potrdila in podobno) lahko običajno stranke uredijo še isti dan.

Na UE Postojna so čakalne dobe trenutno od enega dne do enega tedna, odvisno od področja, termin pa stranka dobi takoj, ko pokliče oziroma pošlje najavo po e-pošti. Na UE Domžale pa so nam pojasnili takole: "Čakalna doba za dokumente in prijavo prebivališča je pet do šest delovnih dni. Za prijavo na teoretični in praktični preizkus vozniškega izpita pa je čakalna doba dva delovna dneva." Strankam, ki se naročajo po telefonu, takoj sporočijo datum, uro in kaj morajo imeti s seboj, da bo postopek potekal hitro in brez težav.

Na UE Maribor poudarjajo, da so čakalne dobe odvisne od tega, kaj stranke želijo urejati na upravni enoti. "Za urejanje osebnih dokumentov oziroma upravnih zadev, povezanih s prijavo prebivališča, je čakalna doba približno tri do pet delovnih dni, za oddajo vlog je čakalna doba približno dan ali dva," so pojasnili. 

Na UE Piran pravijo, da strankam, ki se najavijo preko e-pošte, praviloma odgovorijo še isti dan. "Povprečna čakalna doba za storitev je na naši UE približno sedem dni. Enak postopek je tudi pri telefonskem naročanju, kjer stranka prav tako takoj dobi termin," je pojasnil Bojan Žiberna, načelnik UE Piran.

Na UE Metlika strankam, ki jih kontaktirajo po e-pošti, termin pošljejo še isti oziroma naslednji dan. Tisti, ki pokličejo po telefonu, pa so lahko na vrsti še isti dan, če imajo na UE v dnevu še kakšno "luknjo".

Do tri dni pa morajo počakati stranke, ki imajo opravke na UE Cerknica. "Čakalna doba ni daljša od treh dni, se pa po možnosti prilagajamo željam strank," je pojasnila Marjanca Červek, vodja oddelka za upravne notranje zadeve na UE Cerknica. Na UE Laško je običajna čakalna doba je 1–3 dni, odvisno od obsega dela na določenem področju.

Tudi na UE Grosuplje je čakalna doba odvisna od delovnega področja ter zasedenosti referentov. "Včasih pride stranka na vrsto naslednji dan, včasih čez teden do dva, tudi več. Če mora stranka zadevo urediti nujno, jo sprejmemo v najkrajšem možnem času, včasih tudi isti dan," je pojasnila Lorena Goričan, načelnica UE Grosuplje. 

"Če se stranke želijo naročiti za obisk upravne enote preko elektronske pošte, jim odgovorimo še isti delovni dan oziroma če pošlje mail v popoldanskem času, naslednji delovni dan. Če želi stranka več informacij o postopkih, lahko na odgovor čaka tudi do 3 dni, ker takšne informacije podajajo svetovalci, ki delajo na določenem področju," pa so pojasnili na UE Sežana, kjer se lahko stranke za obisk upravne enote naročijo že za naslednji dan oziroma najpozneje čez dva dni. 

Tudi na UE Mozirje strankam, ki se želijo naročiti na termin, odgovorijo še isti delovni dan. "Običajna čakalna doba je 1 do 2 dni, odvisno od področja, kjer želi stranka urejati zadeve," pravi Milena Cigale, načelnica Upravne enote Mozirje. Podobno je tudi na UE Idrija in UE Sevnica. 

Na UE Vrhnika se trudijo, da strankam odgovorijo čim prej. "Še isti dan ali vsaj naslednji dan, če je veliko telefonskih in elektronskih naročanj, da tega ne uspemo narediti sproti," pravi Gabrijela Mlinar, načelnica UE Vrhnika. Za večino postopkov tako stranke dobijo termin še isti oziroma naslednji dan, če želijo popoldanski termin, pa se zna čakalna doba podaljšati, saj imajo na UE Vrhnika popoldanske uradne ure le ob sredah. Enako velja za UE Žalec. 

Na UE Slovenske Konjice čakalne dobe praktično ni, saj lahko pride stranka na vrsto še isti dan. "Običajno pa se stranke naročijo nekaj dni pred datumom, ko bi želele opraviti storitev. Stranke, ki pokličejo po telefonu, dobijo termin takoj; po klasični ali elektronski pošti strankam odgovorimo še isti dan, ko pošto prejmemo; če pošto prejmemo zunaj poslovnega časa, odgovorimo naslednji dan," je pojasnil Srečko Fijavž, načelnik UE Slovenske Konjice. Tudi na UE Dravograd stranka običajno lahko opravi storitev še isti ali naslednji dan.

Čeprav vse upravne enote nudijo tudi možnost naročanja na termin po klasični pošti, takšnih naročil doslej niso prejeli. "Če bi se to zgodilo, bi stranko naročili čez štiri delovne dni, da bi pred določenim terminom za obisk gotovo prejela naše obvestilo o določitvi termina," so pojasnili na UE Sežana. 

Pa se ljudje držijo terminov? In kaj se zgodi, če stranka zamudi na svoj termin? Na UE Mozirje pravijo, da se večina ljudi terminov drži in ne zamuja. "V primeru, da bi se to zgodilo, pa bi stranko sprejeli, če je uslužbenec prost oziroma bi ji določili drug termin," dodaja Cigaletova. Tudi v Piranu in Vrhniki se ljudje praviloma držijo določenih terminov, v nasprotnem pa se jih prenaroči oziroma počaka na morebitnega prostega uslužbenca. 

V UE Sežana celo ugotavljajo, da je večina ljudi s tem načinom dela tudi zelo zadovoljna, "saj jim za opravek, ki ga imajo na upravni enoti, ni potrebno čakati v vrsti".

"Več je strank, ki pridejo prezgodaj kot pa tistih, ki zamudijo. V primeru, da pridejo prezgodaj, počakajo, v primeru pa, če pridejo prepozno, je toleranca spet odvisna od tega, katero storitev so želeli opraviti. Zgodi se tudi, da stranka odpove termin," pa pravi Alenka Burnik, načelnica UE Jesenice. 

"Stranke skorajda brez izjeme upoštevajo dodeljene termine in ukrepe za zaščito (nošnja mask, razkuževanje rok in varnostna razdalja). V kolikor stranka nekoliko zamudi, jo poskušamo umestiti neposredno za prvo naslednjo naročeno stranko, če zamudi (in sporoči) ves dan, ji dodelimo nov najhitrejši prosti termin, ki ji ustreza," so pojasnili na UE Trbovlje.

Če stranka pride brez dogovorjenega termina ...

Nenaročenih strank na upravnih enotah v trenutnih razmerah načeloma ne sprejemajo, razen če gre za urejanje nujnih zadev, ki jih ni možno odložiti na poznejši čas (osebni dokumenti, vozniško dovoljenje, digitalno potrdilo …). "Praviloma se morajo stranke za urejanje zadev (torej za fizični obisk v upravni enoti) predhodno najaviti. V primerih, da katera od naročenih strank ne pride, lahko ureja zadeve stranka, ki je prišla brez vnaprejšnjega naročila in čaka na morebitno takšno situacijo. Če pa gre za kakršenkoli nujen primer, za katerega stranka poda argumente in obrazložitev, bodo upravne enote takšno stranko v vsakem primeru sprejele," so pojasnili na ministrstvu za javno upravo. 

"Če se nenaročena stranka pojavi na vratih upravne enote, se z njo vedno pogovorimo, da presodimo, ali je njena zadeva tako nujna, da je ni mogoče odložiti ali pa ji določimo termin za obisk," pojasnjujejo na UE Sežana.

Na UE Vrhnika pravijo, da lahko stranke brez predhodnega naročila predvsem v dopoldanskih terminih, ko ni naročenih toliko strank, opravijo kar nekaj storitev, kot so vse overitve dokumentov in podpisov, izdaja spletnega digitalnega potrdila, izdaja osebne izkaznice in potne listine ... "Poskušamo ne zavrniti nobene stranke, tudi nenaročene, ki so prišle na našo upravno enoto, vendar pa ima naročena stranka prednost pred nenaročeno. Tako da je s tega vidika za stranko ugodneje, da se naroči po telefonu, saj tako najhitreje pride do storitve brez čakalne vrste," je poudarila Mlinarjeva.

Na UE Piran pa so pojasnili, da lahko tudi "brez prehodnega naročanja stranke oddajo vse pisne vloge v sprejemni pisarni in dopolnitve le-teh". Tudi v Žalcu pravijo, da strankam, ki niso naročene, kljub temu poskušajo urediti dostop do upravnih storitev v okviru danih možnosti. "Na primer stranko umestimo med že naročene stranke. Pri čemer upoštevamo omejitev števila oseb glede na velikost prostora (upoštevanje varnostne razdalje) in vseh ostalih priporočil stroke (zračenje prostorov, razkuževanje itd.)," je pojasnila Simona Stanter, načelnica UE Žalec. 

Ne pozabite na fotografijo za dokumente!

Če za dokument potrebujete fotografijo, jo morate imeti s seboj pred urejanjem zadev na UE. Upravne enote nimajo svojih fotografov, na določenih upravnih enotah so postavljeni avtomati za samopostrežno fotografiranje. "Fotografija za izdajo novega identifikacijskega dokumenta mora izkazovati pravo podobo imetnika. Praviloma ne sme biti starejša od enega leta in se lahko uporabi za izdajo več dokumentov," so pojasnili na MJU. 

Na nekaterih upravnih enotah v isti stavbi ponujajo storitve fotografiranja za dokumente zunanji izvajalci. Takšno ponudbo je treba preveriti za vsako UE posebej in tudi, ali se je morebiti treba na storitev naročiti. 

Na upravni enoti Maribor obstaja možnost fotografiranja s fotoavtomatom. "Stranke se po navadi ob naročilu termina naročijo tudi za fotografiranje, ki ga opravijo pred urejanjem osebnih dokumentov," so pojasnili na UE Maribor. Prav tako obstaja ta možnost tudi na UE Ljubljana.

"Na UE Piran ni mogoče zagotoviti fotografiranja za dokumente, ampak to stranke uredijo v istem objektu, kjer se nahajajo prostori UE, za kar pa ni potrebno naročanje," je pojasnil Žiberna. Prav tako ta možnost obstaja v UE Mozirje: "V upravnem centru, kjer poslujemo, je tudi fotografski studio, kjer se po predhodnem naročilu stranke lahko fotografirajo." 

V UE Laško pravijo, da je fotografiranje za dokumente možno vsako sredo od 13. do 17. ure pri fotografu, ki posluje v isti poslovni zgradbi. 

Na UE Vrhnika, UE Sevnica, UE Trbovlje, UE Metlika, UE Dravograd, UE Cerknica, UE Idrija, UE Ilirska Bistrica, UE Slovenske Konjice, UE Postojna, UE Radlje ob Dravi in UE Sežana fotografiranje ni mogoče. Prav tako te možnosti ni na UE Žalec, UE Velenje, UE Grosuplje in UE Domžale, kjer pa pravijo, da so v bližini njihovih prostorov fotografi, kjer lahko izdelajo fotografije, ki ustrezajo tudi zahtevam za biometrične dokumente. Na UE Jesenice trenutno ni možno fotografiranje, vendar pa pričakujejo, da bodo v začetku aprila dobili fotoavtomat. 

Kdaj je treba zamenjati dokument?

Dolžnost vsakega izmed nas je, da pravočasno poskrbimo za to, da imamo veljavne osebne dokumente in da pravočasno oddamo vlogo za nov dokument v primerih skorajšnjega preteka veljavnosti, poudarjajo na MJU. Ob tem so dodali, da lahko posameznik osebno izkaznico ali potni list, ki bosta potekla na določen datum, nadomesti z novim dokumentom kadarkoli, tudi pred datumom poteka.

Kaj se lahko zgodi, če z menjavo ozirom podaljšanjem veljavnosti dokumentov odlašate, je na lastni koži doživel Marin Medak, ko je nedavno skušal podaljšati vozniško dovoljenje. Vozniškega dovoljenja že zadnjih nekaj let ni uporabljal, saj ni vozil avtomobila. Dokument mu je potekel že avgusta 2019 in s podaljšanjem se mu ni mudilo. Ko pa se je pred nekaj dnevi odločil, da to uredi, je v skladu s trenutnimi pravili najprej po telefonu poklical na upravno enoto in se naročil. "Dobil sem termin približno sedem dni pozneje. Ko sem prišel tja, skoraj nisem čakal (5 minut)," pravi. 

A na okencu ga je presenetil neprijeten odnos uslužbenke. "Uslužbenka je zahtevala, da povem, kje sem bil v zadnjem letu in pol in zakaj nisem prej podaljšal vozniškega dovoljenja. Ko sem ji povedal, to ni bilo dovolj in je zahtevala pisno izjavo," je dejal Marin. "Ko sem jo vprašal, zakaj in po katerem členu zakona ji moram povedati, kje sem bil v zadnjem letu in pol, je kakih 10 minut brskala po zakonu in potem rekla, da sem ji sumljiv in da sumi, da to ni res," je povedal. Ob tem vsem pa je bil njen odnos takšen, kot da bi oropal banko, pravi Medak. Preverili so celo njegove podatke o zaposlitvi in zdravstvenem zavarovanju za pretekla leta. 

Samo po sebi pretečeno vozniško dovoljenje sicer ni prekršek, če seveda v tem času ne vozite osebnega vozila. Na UE Ljubljana zavračajo navedbe, "da bi s stranko na kakršenkoli način ravnali neustrezno" in da vsi uslužbenci ravnajo v skladu z zakonom. "Pogoj običajnega prebivališča se preveri pri vsaki stranki, ki ji izdajamo oziroma podaljšujemo vozniško dovoljenje. Navedeno pomeni, da pogledamo v nam dostopne podatke (Register Prebivalstva, ZZZS, RESPER)," so pojasnili.

Na ministrstvu za notranje zadeve poudarjajo, da mora imeti vsak polnoletni državljan s stalnim prebivališčem na območju Slovenije veljaven identifikacijski dokument. "Kot tak se šteje vsak dokument, ki ga je izdal uradni organ in vsebuje fotografijo. Če nima drugega dokumenta (npr. potnega lista ali vozniškega dovoljenja kot najpogostejša), mora imeti osebno izkaznico, sicer je v prekršku, za katerega je predpisana globa v višini od 400 do 830 evrov. Takšen prekršek se praviloma ugotovi ob identifikaciji posameznika s strani uradne osebe, pri čemer se posameznika lahko na potek dokumenta tudi samo opozori. Prekrškov pa se ne ugotavlja na podlagi ciljnega iskanja posameznikov s pretečenimi dokumenti v uradnih evidencah," so pojasnili na MNZ.

Ob tem priporočajo, da državljani preverijo veljavnost svojih dokumentov in se na termin za vložitev vloge za izdajo novega dokumenta naročijo pravočasno.