Pojasnilo o tem, kaj je osebni podatek in kdaj se lahko obdelujejo, smo prejeli na Uradu informacijskega pooblaščenca.
Osebni podatek je kateri koli podatek, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo, torej posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Določljiva fizična oseba je tista, ki se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka, registrska številka vozila), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcija, položaj ali status v določenem subjektu ipd.).

Obdelava osebnih podatkov pomeni kakršno koli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, preklici, vpogled, uporaba, razkritje s prenosom, sporočanje, širjenje ali drugo dajanje na razpolago, razvrstitev ali povezovanje, blokiranje, anonimiziranje, izbris ali uničenje. Obdelava je lahko ročna ali avtomatizirana.

Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1) torej za obdelavo osebnih podatkov določa zelo širok krog ravnanja oziroma delovanj upravljavcev osebnih podatkov, zato informacijski pooblaščenec opozarja, da je potrebno biti pri ravnanju z osebnimi podatki zelo previden.

Osebni podatki se lahko obdelujejo le, če tako določa zakon ali če je podana osebna privolitev posameznika, čigar podatek se obdeluje. Tudi namen obdelave mora biti določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora ta biti predhodno seznanjen z njenim namenom.