Po zakonu je vsak davčni zavezanec dolžan hraniti poslovno dokumentacijo in računovodske listine, ki nastanejo med poslovanjem. Davčni zavezanec pa je vsak, ki deluje neodvisno in samostojno ter opravlja katero koli ekonomsko dejavnost in to ne glede na dobiček.

Katero dokumentacijo moramo hraniti in koliko časa?

Dokumentacijo moramo shranjevati in arhivirati v okviru zakonskih predpisov ter zastaralnih rokov, a vse dokumentacijo nam ni treba hraniti enako dolgo. Poslovno in računovodsko dokumentacijo običajno shranjujejo računovodski servisi, ki jo dobimo ob koncu obračunskega obdobja. 

Do pet let moramo hraniti knjigovodske listine, z zakonom določene listine in pomožne knjige, medtem ko celotno dokumentacijo za knjiženje izdanih in prejetih računov, pogodbe o nakupih in prodaji, posojilih, davčne obračune in poslovne knjige hranimo do 10 let. 

Kaj se hrani trajno? 

Trajno moramo hraniti glavno knjigo, letna poročila oziroma bilance stanja, izkaze poslovnega izida, knjigo sklepov, plačilne liste in vse, kar je povezano z obračunom plač. Prav tako mora davčni zavezanec, ko preneha z delovanjem, sporočiti davčnemu organu, kje se hrani dokumentacija oziroma kdo jo hrani. 

Kako si lahko pomagamo pri hranjenju dokumentacije? 

Izzivi, ki jih lahko imamo pri hrambi dokumentov, so običajno naslednji: od neprimernega prostora in nezadostnega znanja do nepreglednosti. Obseg dokumentov v papirni obliki zahteva natančnost, organiziranost in doslednost, a smo lahko vseeno učinkoviti, če si uredimo prostor za hrambo. Pri tem si lahko pomagamo z najrazličnejšimi pripomočki, kot so na primer registratorji, mape, arhivske škatle in tako naprej. Hramba je namreč učinkovita šele v primeru, ko omogoča preglednost, dostopnost, nadzor in je gradivo tudi ustrezno zavarovano. Če se želimo izogniti gori papirja, imamo na voljo tudi sodobnejše načine za hrambo dokumentov, kar pomeni, da jih lahko hranimo tudi digitalno. To je še posebej priporočljivo za dokumente, ki jih moramo hraniti dlje časa.