Prav tako kot si prizadevamo za dober prvi vtis pri osebnem stiku, ko srečamo, spoznamo ali sodelujemo z nekom, lahko tudi prek elektronske komunikacije zavestno naredimo kakšno malenkost za ustvarjanje pozitivnega vtisa. Poleg odzivnosti, vljudnega in spoštljivega pisanja, skrbi za čim manj pravopisnih napak in dolžini pisanja bi se pri pisanju elektronskih sporočil v poslovnem svetu morali zavedati tudi profesionalnega tona našega pisanja, smiselnosti vsebine in dolžini le-te.
Najprej izpostavimo odzivnost. Koliko časa imamo na voljo, preden odgovorimo na prejeto pošto? Že nekaj časa je uveljavljena smernica, da na prejeto elektronsko sporočilo odgovarjamo v roku 24 ur, odvisno seveda od naše zasedenosti. V zadnjih letih se je ta rok nekoliko skrajšal, vsekakor pa moramo sami oceniti, kje je tista meja, glede na pomembnost, količino prejetih sporočil in organizacijo prioritetnih delovnih obveznosti. Tudi ko zaradi natrpanega urnika ne moremo takoj odgovoriti na elektronska sporočila, je pričakovano, da pošiljatelja obvestimo o tem. Pomembno je preprečiti dvoumnosti in pojasniti razloge za našo neodzivnost, da pošiljatelj ne bo ugibal in ustvarjal neprijetnih zaključkov. V primeru odsotnosti je priporočljivo nastaviti samodejni odzivnik, ki naj vsebuje kratko sporočilo in informacije o možnosti pridobitve potrebnih odgovorov v času naše odsotnosti.
S klicaji in velikimi tiskanimi črkami ustvarjamo neprijetno vzdušje, na prejemnika kričimo in občutki ob prebiranju ne bodo prijetni. Mar si res želimo takšnih odnosov v poslovnem svetu? Kričanje na naše stranke in poslovne partnerje ne bo prineslo želenih rezultatov. Velike tiskane črke naj ne bodo izgovor, četudi pri pisanju uporabljamo naš mobilni telefon.
Orodja, ki jih uporabljamo za pisanje elektronskih sporočil, nam omogočajo različne oblike črk in sloge pisanja. Smotrno je uporabljati takšno (v kolikor ni določena v sklopu celostne grafične podobe za podjetja), pri prebiranju katere prejemniki ne bodo v zadregi. Izbor nekaterih ne podpira slovenskih šumnikov in tudi nič kaj estetsko niso videti.
Šumniki so sestavni del slovenskega jezika in prav bi bilo, da se tega vsi uporabniki dosledno držimo. Naj se nam ne mudi pri pisanju odgovorov z mobilnimi telefoni, kjer se velikokrat pripeti "Spostovani". S pravilno rabo jezika kažemo ne le spoštovanje do jezika v našem okolju, temveč tudi našo skrb za kakovostno komunikacijo in spoštovanje do sogovornika.
Pri pisanju poslovnih elektronskih sporočil je ključno premisliti, kdo bo naše besedilo bral in kakšen je naš cilj. Pomembno je, da smo jedrnati in kratki, saj mnogi prejemniki nimajo časa za dolge eseje ali prebiranje romanov.
Izogibajmo se uporabi kratic in akronimov, ki bi lahko prejemnikom sporočila povzročili zmedo glede vsebine. Pri poslovni korespondenci se je bolje izogniti tudi uporabi čustvenih simbolov. Namesto njih raje uporabimo ustrezne izraze in ohranjajmo profesionalen ton komunikacije.
Četudi bi nas prejeto sporočilo iztirilo, ujezilo, si vzemimo nekaj trenutkov, preden odgovorimo, in nikdar ne odpisujmo jezni. V mislih imejmo, da je naša sposobnost ohranjanja mirne krvi nujna za profesionalen odnos, ne glede na okoliščine, dober pokazatelj, kako spretni smo, ko gre za komunikacijske veščine. Premislimo, ali je prišlo do kratkega stika, ali je kakšna ključna komponenta bila spregledana, premišljeno sestavimo odgovor, trikrat preberimo in šele nato odgovorimo.
Če bi kakšne vsebine prejemniku sporočila težko povedali osebno, potem bi bilo najbolje, da se takšna vsebina ne pošilja v elektronski obliki.
Z načinom komunikacije predstavljamo v prvi vrsti sebe, takoj zatem pa naše podjetje oziroma podjetje, kjer smo zaposleni. Vsi smo na nek način ambasadorji naših podjetij, zaradi česar bi moralo biti podjetjem v interesu, da svoje zaposlene ustrezno izobrazijo, ko gre za elektronsko komunikacijo in sodobni poslovni bonton, saj jih bodo le tako lahko profesionalno, ustrezno in samozavestno zastopali.
Ne glede na vsebino elektronskih sporočil, bi bilo dobro, da se navadimo na neprecenljiv trenutek vljudnosti, ko prejemnika lepo pozdravimo in morda izrazimo željo po uspešnem dnevu ali končanju projekta. Spodbudne besede in vljudni pozdravi vedno razveselijo prejemnike in ustvarijo prijetno vzdušje. Elektronsko sporočilo zahteva drugačen pristop kot SMS ali sporočila prek instantnih komunikacijskih kanalov. Zato si vzemimo čas za premišljeno in vljudno formuliranje besedila. Tako kot bi se obnašali pri osebnem srečanju, naj tudi v našem elektronskem sporočilu odseva spoštovanje. Lepo zapisana beseda ne samo da lahko polepša dan prejemniku, temveč tudi krepi medsebojno sodelovanje in ustvarja prijetnejše delovno okolje.
Avtorica teksta je:
Simona Lečnik Očko, mag. mednarodnih in diplomatskih študij, svetovalka in strokovnjakinja za sodobni poslovni bonton, protokol, komunikacijo in dvig samozavesti
