Metodologija vitkega poslovanja je postala priljubljen pristop za podjetja, ki želijo racionalizirati svoje delovanje, odpraviti neučinkovitosti in povečati splošno produktivnost. Osrednji del načel vitke metodologije je prepoznavanje in odpravljanje odpadkov, ki se nanašajo na vse dejavnosti ali procese, ki ne dodajajo vrednosti. Vitko poslovanje smo podrobno spoznali v preteklem članku. Podrobneje pa si poglejmo odpadke, katerih prepoznava je ključna za uspešno delovanje in poslovanje.

Ponovimo: odpadki v procesu so aktivnosti ali sredstva, ki jih lahko iz procesa odstranimo in s tem ne zmanjšamo vrednosti za kupca in ne zmanjšujemo uspešnosti podjetja. Z odstranjevanjem odpadkov v procesih lahko podjetja tudi optimizirajo uporabo virov, zmanjšajo čas in s tem porabo energije in prispevajo k bolj trajnostni prihodnosti.

Sledi pregled ključnih vrst odpadkov, s katerimi se morajo vsi zaposleni soočiti in jih odpraviti, da dosežemo vitko in učinkovito poslovanje organizacije:

1. Premikanje in transport

Je čas, ki ga porabimo za prestavljanje iz ene lokacije na drugo, na primer nepotrebno premikanje zaposlenih na sestanke, ki bi jih lahko opravili na daljavo, premikanje opreme, materiala, izdelkov, premikanje fizičnih dokumentov namesto elektronskih in podobno. Sem spada tudi čas, porabljen za iskanje izgubljenih stvari in informacij. V kolikor lahko enak rezultat dosežemo z manj premikanja in iskanja, potem je proces vitkejši.

2. Čakanje

To se nanaša na čas, ko zaposleni ali stroji niso aktivni, ker čakajo na surovine, dele, informacije ali kateri koli drug element, ki je potreben za opravljanje dela. Tipičen primer je tudi čakanje na ljudi, ki zamujajo, na primer na sestanek. Sem spada tudi čakanje kupcev in uporabnikov na izdelek ali storitev, ki ga že potrebujejo, a ga podjetje še ni dobavilo.

3. Zaloge

Prevelike zaloge surovin, vmesnih izdelkov in končnih izdelkov zavzemajo prostor, zadržujejo kapital, povečujejo tveganje za zastaranje in povečujejo stroške. Podobno velja za zaloge neopravljenih nalog, kamor na primer spada tudi neodgovorjena elektronska pošta.

4. Napake

Napake ustavijo proces in zahtevajo dodatno obravnavo ali pa celo privedejo do nezadovoljstva kupcev. Ničelna srednjeročna toleranca do napak je ključ vsake vitke organizacije. Vzpostavitev kontrolnih mehanizmov je prvi logični ukrep za zmanjšanje števila napak, vendar to ni dolgoročna rešitev. V skladu z vitkimi pristopi je najboljša kontrola samokontrola, pri čemer je vsak odgovoren za kakovost opravljene naloge, ugotavljanje razlogov za napake in odpravo le-teh.

5. Prekomerna obdelava in preveč zapleteni procesi

To je, kadar izdelek ali storitev vsebuje več funkcij ali je bolj kompleksen, kot je potrebno za izpolnitev zahtev stranke. Podobno moramo paziti, da ne uporabljamo komplicirane programske ali fizične opreme, ne podvajamo evidenc, uporabljamo prekomerne administracije in podobno. Vse to po nepotrebnem zapleta procese in jih dela manj vitke.

6. Uporaba več sredstev, kot je smiselno

Pogosto pride do situacij, ko se z določenim problemom ukvarja preveč ljudi oziroma za to porabijo preveč časa. Enako velja za uporabo delovnih sredstev. Tipičen primer preveč obravnave je na primer preveč kontrole ali preveč ljudi na sestanku.

7. Slabo izkoriščen človeški potencial

Ta kategorija odpadka se nanaša na nepopolno ali neustrezno uporabo znanja, sposobnosti, veščin in kreativnosti zaposlenih v organizaciji. Opazi se kot zanemarjanje idej, znanja, sposobnosti in ustvarjalnosti visoko kvalificiranih zaposlenih. Po drugi strani pa niso redke tudi situacije, ko so ljudje soočeni z nalogami, ki jim niso kos.

Ena od največjih težav pri odpadkih je, da se pogosto obravnavajo kot dano dejstvo in jih nihče več ne opazi, saj so jih vsi navajeni. Sem spadajo na primer slabi uporabniški vmesniki, neučinkoviti sestanki, zamujanje, slabi vodje, nered v pisarnah in podobno. Poleg tega pogosto odpadke smatramo kot trivialne, premalo pomembne, da bi se bilo z njimi treba ukvarjati. Čakamo na "velike preboje", ki bodo odpravili vse težave hkrati. Vendar so velike spremembe v praksi ravno seštevek množice malih izboljšav.

Učinkovito vitko organizacijo odlikuje kultura, ki spodbuja stalno učenje, izboljšave in inovacije. Tukaj igra ključno vlogo prizadevanje vseh zaposlenih od vrha do dna. Odprava odpadkov zahteva ustvarjanje okolja, v katerem so mnenja, ideje in predlogi vseh cenjeni in upoštevani, prav tako pa se vsem omogoča, da se razvijajo in rastejo skozi stalno usposabljanje in izobraževanje. Začenši s podjetnikom oziroma vodjo.

Vabljeni k branju nasvetov, ki jih je za vas pripravil Blaž Zupan, doc. dr., sicer predavatelj na Katedri za podjetništvo na ljubljanski ekonomski fakulteti: