Spoznajte pet nenapisanih pravil pisanja elektronskih sporočil, ki bodo močno povečala vaše možnosti, da na svoja vprašanja prejmete odgovore. Večina ljudi vsak dan prejme več sporočil, zato nemalo krat niti nimajo časa, da bi odgovorili na vsa.

1. Bodite kratki

Če je vaše sporočilo dolgo, se lahko hitro zgodi, da se prejemnik odloči, da ga bo prebral kasneje. Nato pa nanj pozabi. Namesto tega pomislite, kaj želite sporočiti in to povejte v nekaj stavkih. Opustite kakršne koli odvečne informacije.

2. Naj bo sporočilo lahko pregledno

Tudi to kratko sporočilo uredite tako, da ga je čim lažje prebrati. Naredite odstavke, pustite presledke, pazite na pravilno postavljanje ločil. Bolj kot bo elektronsko sporočilo vizualno privlačno, večja je možnost, da ga bo naslovnik prebral.

3. Bodite jasni

Ne le da morate biti kratki – morate biti tudi jasni. Kaj pravzaprav želite, da prejemnik stori? Mu bo, ko prebere vaše sporočilo, to povsem nedvoumno jasno? Ne okolišite, temveč napišite, ali potrebujete kakšno pomoč, ali želite, da se nekdo udeleži vašega dogodka … Poleg tega naj bodo najpomembnejše stvari že takoj na začetku. Napišite recimo: sporočite, ali se boste lahko udeležili tega in tega dogodka, ki bo takrat in takrat. Nato lahko nadaljujete z več informacijami o tem dogodku.

4. Ne pretiravajte

Če bo nekomu odgovor na vaše vprašanje vzel dve minuti, bo obstajala veliko večja možnost, da vam odgovori, kot če mu bo odgovor vzel pol ure. Če želite odziv na svoje delo, torej vprašanje postavite tako, da naslovniku z vašo zahtevo ne boste vzeli preveč časa. Bodite razumni.

5. Izpostavite, zakaj bi vam nekdo moral odgovoriti

Zadnja točka morda deluje malo kruto, a je v tem svetu, ko smo zasuti z informacijami, pomembna. Prijazno elektronsko sporočilo sestavite tako, da izpostavite tudi, zakaj bi si nekdo vzel čas, da vam odgovori. Zapišete lahko denimo, da zaradi tega in tega njegovo mnenje cenite najbolj med vsemi.