Da bi bili pri delu čim bolj učinkoviti, je priporočljivo elektronsko pošto pregledovati le nekajkrat dnevno. Če sporočila berete tako, kot padajo v nabiralnik, vas namreč nenehno nekaj moti. Zato – kadar pošiljate elektronsko sporočilo – nikoli ne pričakujte, da ga bo naslovnik prebral hitro. Kadar se to nanaša na nekaj, kar je treba postoriti v kratkem času, je vljudno, da svoje sporočilo predate prek telefona ali (če je mogoče) v živo.

Ste že doživeli naslednjo situacijo?

Sodelavec: "Si pripravil poročilo?"
Vi: "Ne. Kdaj si mi naročil, naj pripravim poročilo?"
Sodelavec: "Pred pol ure sem ti poslal elektronsko sporočilo? Ga nisi videl?"

Da se kaj takega ne bi dogajalo, kadar želite, da se nekaj zgodi v istem delovnem dnevu, tega nikoli ne sporočite prek elektronske pošte. Slednjo uporabite le, če gre za delo, ki je lahko opravljeno v naslednjih nekaj dneh. Telefona pa ni bolj priporočljivo uporabljati le, kadar potrebujete takojšnje potrdilo, da bo nekdo lahko delo opravil v določenem roku, temveč tudi, kadar je naloga malo bolj zapletena in boste bolj prepričani, da vas druga oseba razume, če se boste z njo pogovarjali in ne dopisovali.

V primeru, da elektronsko pošto pregledate le nekajkrat na dan, lahko uredite tudi, da ta vsakemu pošiljatelju avtomatsko odpiše s pojasnilom, naj vas v primeru, da potrebuje takojšen odziv, raje pokliče. Če vam nujna sporočila prek elektronske pošte pošilja kateri izmed sodelavcev, pa mu prijazno pojasnite, da bi raje, da vas pokliče, kar v živo.

Preberite si še zgodbo Hermana, ki je upihnil 101. svečko, a še vedno hodi v službo.