Kateri so tisti 3 dejavniki, ki so najpomembnejši pri organizaciji poslovnega zajtrka?

Z dogodki vedno lovimo presečišče ciljne skupine in vsebine dogodka. Upoštevati moramo vrsto dejavnikov, trije, ki so morda najpomembnejši so, ob predpostavki, da imamo ciljno skupino in vsebino že dorečeno, še:
- ustrezno nagovarjanje aritmetične sredine vrednot skupine
- scenarij izvedbe in protokol
- kakovostno in zanesljivo tehnično ozadje

Kašen je 'dress code'? Kako morajo priti oblečen ženske in kako moški?

Če govorimo o poslovnih dogodkih, je pričakovan poslovni dress code. V zadnjih letih je t.i. poslovni dress code nekoliko ohlapnejši, mnogokrat gostje uporabijo business casual oblačila. Še vedno je strožji dress code v finančnih institucijah, farmaciji, zagotovo pa so posebna pravila v IT poslovnem svetu. S tem zavedanjem moramo tudi računati ob pripravah na dogodek.

Osebna urejenost ni predmet recimo priprave eno uro pred dogodkom, temveč mnogo prej.

Kdo otvori zajtrk in kako poteka komunikacija?

Zajtrk lahko otvori moderator, ki napove osrednjega govorca ali govornike. V nekoliko manj formalni obliki je to lahko gostitelj, vendar se osebno raje držim prvega scenarija. Ni primerno, da osrednji govornik sam prosi za pozornost, se sam predstavi… Žal pa se tudi take stvari še vedno dogajajo. H komunikaciji moramo goste povabiti; to lahko naredimo s kakšno temo in jih pozovemo k debati. Včasih se zgodi, da so gostje pasivni do gostitelja in se ne želijo izpostavljati, zato je zelo pomembno, da oseba, ki je v vlogi moderatorja, obvlada vsebino, strukturo dogodka in orodja za vzdrževanje dinamičnega procesa komunikacije.

V čem se razlikujeta poslovni zajtrk in sestanek z zajtrkom? Je to enako?

Poslovni zajtrk je srečanje skupine ljudi, za katere menimo, da jim lahko predstavimo novosti ali sporočimo pomembne informacije, vendar to naredimo na sproščen način in v dopoldanskih urah. Na sestanku z zajtrkom se ponavadi srečamo z manjšo skupino ljudi, recimo enim, dvema ali tremi.

Kakšen je ponavadi namen poslovnih zajtrkov?

Namen je utrjevanje socialne mreže skozi prevrednotenje določene teme.

Kakšne so najbolj pogoste napake pri organizaciji in kakšne pri povabljencih?

Najpogostejša napaka je slaba sinhronizacija dogodka kot celote.
Pri povabljencih je največja napaka razmerje med tem, koga želimo na dogodku in kdo je dejansko tisti, ki potem prinese dodano vrednost naročniku dogodka.

Se vam je kdaj pripetila kaka peripetija, ki je ne boste nikoli pozabili?

Skoraj pri nobenem dogodku stvari ne gredo natančno po protokolu, zato je pogosto potrebna improvizacija. Tega naročnik ne sme nikoli zaznati, zato je organizacija dogodkov v resnici zelo stresno delo.

Ker se v našem podjetju ukvarjamo predvsem z dogodki na vseh ravneh in za različne naročnike, smo si pridobili tudi zelo dragocene izkušnje. Včasih me žalosti, ker se organizacija dogodkov zaupa poslovnim sekretarkam ali študentom v smislu, bodo že znali poklicati in rezervirati prostor… In dejansko lahko res to naredijo. Ob vsem ostalem delu, ki ga ima za dogodek odgovorna oseba, je organizacija samo še ena od zadolžitev, ki jo mora opraviti, čim hitreje…

Vsak dogodek mora imeti dodano vrednost in posledično je potrebno slediti, kaj je povabljena ciljna skupina ob končanem dogodku pridobila in kakšne koristi bo ob tem imel naročnik. Prav tako je eno od glavnih vodil v Paidei; naročniki organizirajo dogodek zato, da srečajo na njih svoje poslovne ali potencialne partnerje in dosežejo dodano vrednost, korist. Zato se na dogodku z njimi ukvarjajo. Za vse ostalo poskrbimo mi.

In morda res ena peripetija iz prakse: organizirali smo zelo pomemben dogodek za naročnika, vse dejavnike smo dvakrat preverili tudi na njihovi strani, na dogodek je bilo poleg nekaj sto gostov povabljenih ogromno novinarjev. Pol ure pred začetkom je prišlo v celotnem okrožju do izpada elektrike. Več 10.000 gospodinjstev je bilo v temi, mnoga podjetja in industrijski obrati. Šlo je za sistemsko napako na električnem omrežju, za katerega je skrbel dežurni operater. Dogodek smo vendarle začeli pravočasno in je zelo lepo uspel. Naročnik je od nas pričakoval, da zadevo rešimo, čeprav je šele naslednji dan v medijih ugotovil, da je bila zadeva več kot resna.

Ste kdaj organizirali dogodek, vendar se ni odzvalo toliko povabljencev, kot ste jih pričakovali? Kako je to dejstvo sprejel naročnik?

Dogaja se nasprotno, vsaj po naših izkušnjah. Naročnik si želi recimo, da bi na njegov poslovni dogodek prišlo vsaj 60 ljudi, nato jih pride 120. Problem je v nekulturi potrjevanja dogodkov, zato je potreben tudi pred dogodkom follow up na vabilo. Naročnik je vedno zadovoljen, če pride več ljudi, kot jih je pričakoval. Naša naloga pa je, da preko follow upa opozorimo, da pričakujemo več ljudi in to pomeni, da moramo logistično urediti vse, kar je za to potrebno.

Je res naročnik zmeraj kralj in je treba poslušati vse njihove zahteve, četudi veste, da ne bodo delovale? Kako se je treba odzvati v takšnih primerih?

Naročnik, tudi lastniki podjetij, so tisti, ki povedo, kaj želijo. Dogodek, ki nam ga naročijo, je samo en del v njihovi celotni zgodbi in to moramo spoštovati. Tega se zavedam zelo dobro, saj sem 10 let delala na naročniški strani. Kot naročnik namreč poznaš strategijo podjetja in veš, kaj se bo zgodilo, v naprej. Včasih seveda prihajajoče stvari delijo z agencijo, včasih ne. Zelo pomembno je, da naročnika ob morebitnih zahtevah, ki niso primerne, opozorim. Včasih tudi dvakrat. Vendar ne vztrajam pri svojem za vsako ceno. Je pa res, da ob predstavitvi argumentov večinoma spoznajo, da imam prav in mi zaupajo.

Ste kdaj kakšno organizacijo dogodka tudi odklonili?

Smo, vendar ne direktno. Ko vse kaže na to, da so pričakovanja nerealna, z naročnikom stvari predebatiramo. Takrat sam ugotovi, da je izvedba nesmiselna. Vendar je bilo takih primerov manj kot prstov na eni roki.