Tokrat bomo z vami delili nekaj preprostih smernic in nasvetov o bontonu virtualnih srečanj, na katere se lahko vsi vnaprej pripravimo, tako kot se na srečanja pripravimo vsebinsko.

1. Tipkovnico pustimo pri miru

Ne glede na to, ali prikrito klepetamo s svojim službenim prijateljem, preverjamo prejeta elektronska sporočila, morda celo igramo igrico, zvok tipkanja moti, kot tudi signal, ki ga oddajamo, da je nekaj drugega bolj pomembno od tega, kar v tem trenutku nekdo predstavlja. V času srečanja se posvetimo ljudem in vsebini, zaradi katere smo se zbrali, vse ostale obveznosti urejamo po končanem srečanju. V kolikor smo zadolženi za zapisovanje izsledkov srečanja, pa obvezno utišajmo mikrofon.

2. Primerna oblačila

Skladno z naravo srečanja se vedno primerno oblečemo. Ne glede na to, da sogovornikov ne bomo videli v živo, naj bodo naša oblačila čista, zlikana in ne preveč vpadljiva, saj ne želimo dodatnih motenj. Prav tako ne bodimo pomanjkljivo oblečeni in ne pretiravajmo z modnimi dodatki. Spodnji del je obvezen, čeprav so številni prepričani v nasprotno, saj srečanja najpogosteje potekajo sede. Nikoli ne vemo, kaj se nam lahko pripeti in bomo primorani vstati pred vključenimi kamerami. Zgodi se, da v prostor vstopi nekdo, nam kakšna stvar pade na tla in jo moramo pobrati ali se nam nepričakovano prikrade k zaslonu hišni ljubljenček. Ne pozabimo na osebno urejenost, kot to storimo pred sestankom v živo. Ne zamenjajmo profesionalnosti za udobnost.

3. Okolica, višina kamere in svetloba

Udeleženci srečanja bodo stežka poslušali naše ideje ali nas jemali dovolj resno, v kolikor bo v kotu za nami kup umazanih oblačil ali prižgan televizijski zaslon. Dvignimo zaslon računalnika do te višine, da bo, ko bomo sedeli, kamera v višini naših oči. To je najboljši približek očesnemu stiku, ki ga ohranjamo pri osebni komunikaciji. Kadar govorimo, vedno gledamo v kamero in ne iščemo svoje podobe v kvadratkih po zaslonu. Nagovarjamo udeležence in ne opazujemo sebe. Poskrbimo za dodatno osvetlitev, ki naj prihaja izza zaslona in tako osvetli naš obraz.

4. Utišajmo mikrofon

Naša hiša, pisarna in okolje, v katerem smo med virtualnim srečanjem, je verjetno precej hrupno, če ne nismo povsem sami. Utišajmo mikrofon, ko ne govorimo in tako dajmo preostalim udeležencem možnost, da se oglasijo in delijo svoje misli, ne da bi jih karkoli pri tem oviralo.

5. Spregovorimo

Ko se udeležimo manjšega sestanka (običajno med dvema do petimi osebami), je pomembno, da se oglasimo, ko se pridružimo. Ostali udeleženci bodo opazili, da smo se pridružili, in če ne sledi pozdrav, lahko to pušča slab vtis. Ob vstopu v virtualni prostor, pa čeprav je to le preko zaslona, vedno vljudno pozdravimo prisotne. Pri tem pa bodimo pozorni, da ne prekinemo koga, če je ravno v sredini stavka. Če se srečujemo z neznanci, se vljudno predstavimo in navedemo, iz katerega podjetja prihajamo. Nikoli ne prekinjamo sogovornikov in če gre za srečanje z večjo udeležbo, kot je običajno pri izobraževalnih dogodkih, je dovolj, da ob prihodu prižgemo kamero in s telesno govorico izrazimo pozdrav.

6. Hrana ni dovoljena

Potrudimo se in poskusimo pojesti prigrizek pred začetkom ali po koncu virtualnega sestanka. Med razpravljanjem o pomembnih poslovnih zadevah ni prijetno, če nas drugi opazujejo, kako si polnimo usta s hrano. Takšno početje tudi ni spoštljivo.

7. Bodimo pozorni, ne zgolj prisotni

Mogoče se bomo znašli pred skušnjavo, da med ne tako zanimivim trenutkom na sestanku preverimo prejeto elektronsko pošto ali si naročimo kosilo, vendar je zaželeno, da tega ne počnemo. Med virtualnim srečanjem je primerno, da ne preverjamo obvestil na pametnih telefonih ali odgovarjamo na telefonske klice. Pomembno je, da ohranjamo primerno govorico telesa, sedimo pokonci, se izogibamo naglim in izrazitim gibom ter ne dovolimo, da bi naše oči tavale naokoli, medtem ko nekdo kaj razlaga. Prav tako bodimo pozorni na uporabo pisarniških stolov in se izogibajmo "vožnji" naokoli.

9. Ničesar ne prepuščajmo naključju

Pripravimo se na srečanje pravočasno in ne čakajmo do zadnje minute. Pred začetkom preverimo signal na mobilnem telefonu in internetno povezavo. Poskrbimo, da je računalniška kamera vklopljena, zvočniki in mikrofon pa delujoči. S tem, ko smo pripravljeni vnaprej, bomo hitro začeli in učinkovito izkoristili čas srečanja. Prav tako je pomembno, da imamo na voljo primerno fotografijo profila in da se na zaslonu jasno prikažeta naše ime in priimek.

10. Obzirnost

Na srečanja se vsebinsko pripravimo, kot to storimo pred srečanji v živo. V kolikor se virtualnega srečanje ne bomo mogli udeležiti, to vsekakor sporočimo, da nas ne bi čakali zaman. Ob koncu se zahvalimo gostitelju in udeležencem. Četudi gre za virtualna srečanja, nikar ne pozabimo na kulturo dialoga in spoštljivo komunikacijo. V živo ali preko zaslona bodimo obzirni, uvidevni do vseh zbranih in poskrbimo, da so srečanja za vse navzoče produktivna in prijetna. Ne nižajmo standardov in pokažimo naš profesionalen pristop do dela.

Avtorica teksta je: 

Simona Lečnik Očko, mag. mednarodnih in diplomatskih študij

Svetovalka in strokovnjakinja za sodobni poslovni bonton, protokol, komunikacijo in dvig samozavesti.