Pozdravljanje in rokovanje v poslovnem svetu igrata ključno vlogo pri vzpostavljanju in ohranjanju poslovnih odnosov ter ustvarjanju pozitivnega prvega vtisa. Ne gre zgolj za rutinski dejanji, temveč za ključna elementa sodobnega poslovnega bontona, ki odražata profesionalnost in spoštovanje med sodelavci in poslovnimi partnerji. Pravilen način pozdravljanja in rokovanja lahko pomembno vpliva na razvoj in vzdrževanje poslovnih odnosov. V poslovnem okolju je običajno, da prvi vtis nastane že v nekaj sekundah, zato je izjemno pomembno, kako se predstavimo in kako pristopimo k sogovorniku.

Pozdravljanje je prvi stik med ljudmi in ustvarja temeljni vtis. V poslovnem svetu je ključnega pomena, da se pozdravi izvajajo primerno in spoštljivo. Običajno se pozdravi izvajajo ob vstopu ali srečanju z drugo osebo. Pri pozdravljanju je pomembno, da se izrazimo jasno in prijazno ter uporabimo ustrezno stopnjo formalnosti, odvisno od konteksta in razmerja s sogovornikom. Pozdrav naj vedno spremlja pogled v oči, vse skupaj pa bomo nadgradili z nasmeškom na obrazu.

Če bi odprli kakšno knjigo o bontonu, bi zasledili standard, ki veleva, da v poslovnem svetu podrejena oseba na hierarhični lestvici prva pozdravi svojo nadrejeno osebo. Ker je bonton živa stvar, ki se nenehno prilagaja času, v katerem živimo, pa bi poudarila, da naj pozdravi oseba, ki vstopa v prostor, in takrat, ko se s pogledi ujamemo z ostalimi, ne glede na hierarhično strukturo.

Ena najpogostejših oblik pozdravljanja v poslovnem svetu (poleg besednega pozdrava), je rokovanje. Rokovanje je gesta, ki kaže spoštovanje in pripravljenost za sodelovanje. Pri rokovanju je pomembno, da je stisk roke ravno prav čvrst. Ne pretiravajmo, obenem pa ne bodimo pretirano nežni, da sogovornik sploh ne bo vedel, da se rokuje z nami. Običajno trajanje rokovanja je okoli dve, tri sekunde. Med rokovanjem je pomembno vzpostaviti očesni stik, kar kaže na odprtost, poštenost in zanimanje za sogovornika. Nasmeh med rokovanjem dodatno poveča občutek prijaznosti in dostopnosti. Gre za edini primer fizičnega kontakta v poslovnem svetu, zatorej se splača potruditi pri rokovanju, saj močno vpliva na vtis, ki ga nekdo ustvari o nas in obratno. Naklon glave ali poklon je lahko primerna alternativa rokovanju v situacijah, kjer je rokovanje manj primerno ali ustrezno. Pri rokovanju vstanimo (če nimamo zdravstvenih težav) in poskrbimo, kadar je le mogoče, da se ne rokujemo preko mize.

Kulturne razlike igrajo pomembno vlogo pri pozdravljanju in rokovanju. V nekaterih kulturah, kot so azijske, je bolj običajen poklon ali rahel priklon z glavo, ki simbolizira spoštovanje in ponižnost. Poznavanje in spoštovanje teh kulturnih posebnosti je ključno za uspešno mednarodno poslovanje.

Pri poslovnih srečanjih je pogosto treba upoštevati tudi protokol rokovanja, kjer osebe z višjim statusom ponudijo roko prve. V takšnih primerih je pravilno, da počakamo in se odzovemo na gesto rokovanja. Prav tako je v današnjem svetu, kjer so pogosti mednarodni poslovni odnosi, vedno bolj pomembno razumevanje in prilagajanje protokolom, ki so značilni za določene regije ali države.

Pri pozdravljanju in rokovanju v poslovnem svetu je treba upoštevati tudi kulturne razlike in običaje. Različne kulture imajo lahko različne prakse pozdravljanja in rokovanja, zato je pomembno, da smo pozorni na to, kako se pozdravljajo in rokujejo v različnih kulturah, da se izognemo morebitnim nesporazumom ali žalitvam. V kolikor se odpravljamo v tujino, oziroma pričakujemo poslovne partnerje iz drugih držav, se je potrebno opremiti z informacijami o značilnostih, ki veljajo v njihovem okolju. S to gesto jim sporočamo, da smo se nanje pripravili, in predstavlja znak spoštovanja. V primerih, ko nismo prepričani, kaj narediti, je zaželeno opazovati sogovornika, slediti njegovim gestam ali pa preprosto vprašati za primeren način pozdravljanja in rokovanja.

Kadar spoznavamo nove osebe v poslovnem svetu, se ob rokovanju tudi predstavimo. Primerno je, da izrečemo svoje ime in priimek, organizacijo, iz katere prihajamo ter morebitno službeno funkcijo. Glede na naravo srečanja dodamo, iz katerega podjetja prihajamo in kakšna je naša funkcija. Kadar se nam na tak način predstavi nova oseba oziroma nas seznani nekdo tretji, imamo odlično vsebinsko izhodišče za začetek pogovora.

V zaključku lahko rečemo, da so pozdravljanje, predstavljanje in rokovanje ključni elementi poslovnega bontona, ki omogočajo ustvarjanje pozitivnega vtisa in gradnjo uspešnih poslovnih odnosov. Spoštovanje, vljudnost in profesionalnost so ključni pri izvajanju teh praks, pri čemer je pomembno upoštevati kulturne razlike in običaje.

Avtorica teksta je: 

Simona Lečnik Očko, mag. mednarodnih in diplomatskih študij

Svetovalka in strokovnjakinja za sodobni poslovni bonton, protokol, komunikacijo in dvig samozavesti.