Zakaj vas klicaji, emotikoni in 'poljubčki' v e-pošti lahko stanejo ugleda na delovnem mestu

Elektronska komunikacija je danes osrednji kanal poslovnega sveta, a njeni subtilni odtenki pogosto ostanejo neopaženi. Fraze, kot so "samo preverjam" ali "brez skrbi, kakorkoli že", se zdijo vljudne, a strokovnjaki opozarjajo, da lahko takšne navade tiho spodkopavajo, kako resno vas sodelavci in nadrejeni dojemajo.

Karierna svetovalka Hannah Salton in strokovnjak za bonton William Hanson poudarjata, da lahko pretirana uporaba opravičil, smeškov, klicajev in celo "poljubčkov" vpliva na percepcijo vaše kompetentnosti ter dolgoročno na karierno napredovanje.

Klicaji naj bi izražali pozitivnost in navdušenje, a raziskava, objavljena v Journal of Experimental Social Psychology, razkriva, da ženske uporabljajo klicaje trikrat pogosteje kot moški. Saltonova meni, da je to posledica družbenih pričakovanj, ki ženske pogosto kaznujejo za neposrednost, kar vodi do stereotipov, kot je na primer to, da odločne ženske na delovnih mestih označujejo z besedo, ki ima v tem kontekstu negativen prizvok - "šefica".

Če klicaji delujejo izsiljeno ali kot da prikrivajo negotovost, lahko to bistveno vpliva na kredibilnost pošiljatelja, opozarja Saltonova.

Pisna komunikacija je dovzetna za napačne interpretacije, zato mnogi dodajajo emotikone kot znak topline. Hanson pa svari: En emotikon lahko različnim ljudem pomeni različne stvari ali nekaj povsem nenamernega. Poleg tega nosijo otroško konotacijo, kar lahko ustvari vtis manj strokovne, vodstvene ali manj odgovorne osebe.

Njegov nasvet je jasen: "Nikoli ne bi vstavil emotikona v e-pošto. Enako velja za poljubčke na koncu sporočila – ti sodijo le v zasebne odnose, ne v poslovno komunikacijo."

Strokovnjaki priporočajo, da iz e-poštnih sporočil odstranite:

- kvalifikacijske besede, kot je samo (npr. samo preverjam),

- predčasna opravičila (oprostite, da vas motim),

- preverjanja pomirjenosti (upam, da je v redu, brez skrbi, kakorkoli že),

- pretirano rabo klicajev, emotikonov ...

Cilj ni izbris osebnosti iz komunikacije, temveč ohranitev profesionalnega tona brez nepotrebnih elementov, ki zmanjšujejo avtoriteto.

Praktičen pristop vključuje opazovanje prejetih e-poštnih sporočil in razmislek, kaj deluje jasno in samozavestno. Saltonova predlaga tudi uporabo orodij z umetno inteligenco za pregled osnutkov in odstranjevanje odvečnih besed, kar poveča jasnost in profesionalnost.

Vaša e-pošta je ogledalo vaše profesionalne podobe. Pretirana prijaznost lahko ustvari vtis negotovosti – zato raje stavite na jasnost, jedrnatost in samozavest.

Viri: BBC, Journal of Experimental Social Psychology